Preboarding – Onboarding – Offboarding – Reboarding

Der Preboarding Prozess startet nach dem Abschluss des Dienstvertrags und sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter_innen noch vor dem ersten Arbeitstag optimal vorbereitet werden.

Mit Preboarding ist die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag gemeint. Erfolgreiches Preboarding weckt Vorfreude auf die neue Aufgabe, wirkt motivierend, fördert das Vertrauen und die Loyalität Ihrer neuen Mitarbeiter_innen. Also beste Voraussetzungen für einen erfolgreichen Start im Unternehmen!

Preboarding zahlt auf das Image des Unternehmens als attraktive_r Arbeitgeber_in ein und ist damit wichtiger Bestandteil, um die Arbeitgebermarke zu stärken.

Vorteile für Ihr Unternehmen auf einen Blick

• Vermeidung von No-Shows | Job Ghosting
• Abbau von Unsicherheiten
• Verstärkung des positiven Eindrucks

Beispiele für Preboarding Maßnahmen

• Willkommensschreiben
• Übersendung eines Willkommenspakets
• E-Mail mit Infos zum Ablauf der ersten Tage im neuen Arbeitsumfeld

Onboarding umfasst die ersten Wochen und Monate im Unternehmen, in denen neue Arbeitskräfte eingearbeitet, mit der Unternehmenskultur und internen Abläufen vertraut gemacht werden. Neue Mitarbeiter_innen wissen, was von ihnen erwartet wird und integrieren sich so schnell in das Unternehmen. Das Gefühl der Zugehörigkeit wird gefördert.

Durchdachtes und konsequent umgesetztes Onboarding ist auch eine wirksame Maßnahme gegen kostenintensive Frühfluktuation. Aus unserem AMS Data Warehouse wissen wir, dass rund 20% aller im Jahr 2023 beendeten Dienstverhältnisse (ohne geringfügige Beschäftigung) innerhalb der ersten 28 Tage beendet wurden (Quelle: AMS Data Warehouse – Betriebsmonitoring, 10/2024).

Vorteile für Ihr Unternehmen auf einen Blick

• Kostenreduktion durch geringe Fluktuation gerade in der so entscheidenden Startphase
• Schnellere Produktivität
• Höhere Motivation und höheres Engagement

Beispiele für Onboarding Maßnahmen

• Willkommensmappe
• Unternehmensrundgang und Vorstellungsrunde
• Eine_n Ansprechpartner_in oder Buddy zur Seite stellen

Beispiele unserer Impulsberatung zum Onboarding

1. Ein seit mehr als 100 Jahren bestehender Betrieb, der sich mit der Herstellung von technischen Textilien beschäftigt, wollte erstmals Lehrlinge ausbilden.
   Neben der Identifikation von Verantwortungsträger_innen und der Erarbeitung einer Recruitingstrategie für die Lehrlingssuche, stand die Erstellung eines Einarbeitungs- und Ausbildungsplans im Fokus.
   Im Rahmen der Impulsberatung wurden beide Pläne erstellt und der erste Lehrling wurde damit gleich gut unterstützt.
2. Ein Restaurant mit chinesischer Küche und Betriebssprache Chinesisch wollte Mitarbeiter_innen aus der Region gewinnen.
   Mithilfe der Impulsberatung wurde ein verstärkter Einsatz von Deutsch als Arbeitssprache gefördert. Insbesondere wurde an klaren Kommunikationsformen und einem strukturierten Onboarding gearbeitet. Eine Phrasensammlung für die jeweiligen Arbeitsbereiche in beiden Sprachen und ein Einarbeitungsblatt mit den Grundlagen der Arbeit in der Küche wurden erstellt.
   Dem Betrieb gelang es so, Mitarbeiter_innen aus der Region nachhaltig in das Unternehmen zu integrieren.
3. Ein familiengeführter Sägewerksbetrieb stand vor der Herausforderung, freie Stellen zu besetzen und neue Mitarbeiter_innen langfristig an das Unternehmen zu binden. 
   Um die Personalsuche mit dem AMS komplementär zu unterstützen, wurde der Fokus auf den Einarbeitungsprozesses gelegt. Im Rahmen von Workshops wurde erarbeitet, wie das Onboarding professionalisiert werden kann und welche Informationen und Maßnahmen es dafür braucht. 
   Der Prozess konnte so verbessert und die Arbeitskraft, die während der Impulsberatung gefunden wurde, auch erfolgreich ongeboarded werden.

Wiedersehen macht Freude!

Offboarding bezeichnet den Prozess, mit dem Sie den Austritt von Mitarbeiter_innen begleiten, sei es aufgrund von Kündigung, Ruhestand oder internem Wechsel.
Kernziele von Offboarding sind ein gut strukturierter Wissenstransfer an Nachfolger_innen und ein positiver Abschluss, auch im Hinblick auf eine mögliche Wiedereinstellung (Reboarding).

Für Mitarbeiter_innen, die aus einer längeren Abwesenheit wieder zurückkehren, wie beispielsweise nach der Karenz, ist Reboarding – die Wiedereingliederung ins Unternehmen – ein wichtiger Prozess um eine rasche Reintegration ins Arbeitsumfeld zu ermöglichen.

Tatsächlich haben 34% der Arbeitnehmer_innen im Jahr 2023 bei ihrem früheren Arbeitgeber wieder eine Beschäftigung aufgenommen, was die Bedeutung professioneller Offboarding und Reboarding Prozesse unterstreicht (AMS Data Warehouse – Betriebsmonitoring, 10/2024).

Vorteile für Ihr Unternehmen

• Wertvolles Know-how bleibt im Unternehmen
• Stärkung der Arbeitgebermarke
• Möglichkeit für Wiedereinstellungen (Rehiring | Boomerang Hiring) bleibt gewahrt
• Mit einem Alumni-Netzwerk haben Sie die Möglichkeit, mit ehemaligen Mitarbeiter_innen in Kontakt zu bleiben und sich auszutauschen. Dies erhöht die Chance einer Wiedereinstellung und spart Zeit und Geld. #reboarding

Beispiele für Offboarding | Reboarding Maßnahmen

• Austrittsgespräch planen und durchführen, auch mit Fokus auf einen potenziellen Wiedereintritt
• Feedback und Verbesserungsvorschläge einholen
• In Kontakt bleiben
  

Beispiele unserer Impulsberatung zum Offboarding und Reboarding

1. Ein Transportgewerbe im Baustoff- und Einzelhandel beschäftigte das Thema Nachfolgeplanung. Mehr als die Hälfte der Mitarbeiter_innen waren über 45 Jahre alt und Pensionierungen standen bevor.
   Um das Offboarding und damit auch den Übergabeprozess gut zu managen, setzte der Betrieb auf die Impulsberatung mit starkem Fokus, diese Übergabeprozesse bestmöglich zu strukturieren. Mögliche Hindernisse wurden identifiziert, Bedürfnisse der Mitarbeiter_innen abgeholt und ein Übergabeplan mit den wichtigsten Meilensteinen erstellt.
   Zeitgleich arbeitete der Betrieb daran, den Personalbedarf zu decken, setzte sich mit dem Thema Arbeitgeberattraktivität auseinander und identifizierte Zielgruppen, um diese im Bewerbungsprozess gezielt anzusprechen.
2. Im Rahmen der Impulsberatung erarbeitete ein Weinbaubetrieb einen strukturierten Offboarding Prozess, da eine relevante Schlüsselposition nachbesetzt werden musste. Es handelte sich dabei um eine Führungsposition, bei der sehr großes Fachwissen sowie Verantwortung gebündelt war.
   In der Erarbeitung des Offboarding Prozesses ging es einerseits darum, einen Leitfaden für ein strukturiertes Austrittsgespräch zu erarbeiten und andererseits darum, das Wissen der Führungskraft zu dokumentieren und zu erhalten.
   Parallel zum Offboarding fokussierte sich der Betrieb außerdem auf den Onboarding Prozess der Person, die die Rolle übernehmen wird, um die Übergabe erfolgreich zu koordinieren.
   So gelang es dem Betrieb, die Übergabephase bestmöglich zu gestalten, das Wissen im Betrieb zu halten und die neue Führungskraft in ihrer Rolle zu unterstützen.
3. Einem familiengeführten Bäckereibetrieb mit mehreren Filialen war es aufgrund des hohen Frauenanteils im Unternehmen besonders wichtig, sich als frauen- und familienfreundlicher Arbeitgeber, der auf die unterschiedlichen Lebensphasen seiner Mitarbeiter_innen Rücksicht nimmt, zu positionieren. Der Betrieb legte daher den Fokus auf die Einführung eines professionellen Karenzmanagements. Im Rahmen der Impulsberatung wurden Vorgehensweisen und Leitfäden für den Karenzantritt, die Zeit während der Karenz/Auszeit sowie den Wiedereinstieg erarbeitet, um Mitarbeiter_innen nach einer Karenz- oder Auszeit wieder gut zu integrieren.