Videokonferenz

Dass Sie einen Laptop oder PC, eine gut funktionierende Webcam sowie im besten Fall ein Headset mit Mikrofon benötigen, um mit Ihren Kolleg_innen oder Kund_innen adäquat kommunizieren zu können, ist selbstverständlich. Auch eine hochwertige Konferenz-Software ist Grundvoraussetzung. Doch was brauche ich zur Videokonferenz zusätzlich? Und wie bereite ich eine Videokonferenz vor? Wir geben Ihnen einige Tipps und informieren über häufige Fehler und Missgeschicke, die Sie besser vermeiden sollten. 

• technische Voraussetzungen
  Prüfen Sie vorab die technischen Gegebenheiten. Funktionieren Headset, Kamera und Mikrofon? Kennen Sie sich gut mit dem verwendeten Programm für die Videokonferenz aus? Wie nimmt Ihr Gegenüber Sie während eines Videocalls wahr? Im Idealfall bitten Sie eine Kollegin_einen Kollegen vorab, eine Testvideokonferenz durchzuführen, um dies zu kontrollieren.
• örtliche Gegebenheiten
  Es sollte eine ruhige Umgebung gewählt werden, im bestmöglichen Fall steht Ihnen ein eigenes Arbeitszimmer zur Verfügung. Familienmitglieder sollten, soweit möglich, während einer geschäftlichen Videokonferenz nicht zu sehen sein, da dies als Störung empfunden werden kann. Auch die Lichtverhältnisse spielen eine Rolle. Stellen Sie nötigenfalls eine zusätzliche Lampe auf, sofern sich kein Fenster im Raum befindet, damit Sie gut zu sehen sind und der Raum nicht zu dunkel wirkt. Die Lichtquelle sollte sich vor Ihnen befinden, damit Ihr Gesicht gut ausgeleuchtet wird. 
• Sauberkeit und Ordnung
  Auch eine aufgeräumte Umgebung ist Grundvoraussetzung, um bei Ihrer Gesprächspartnerin_Ihrem Gesprächspartner einen guten Eindruck zu hinterlassen. Insbesondere private Dinge sollten in jedem Fall aus dem Blickfeld geräumt werden. Auch der Schreibtisch sollte ordentlich aussehen, um Professionalität zu signalisieren. Manche Konferenz-Tools bieten die Möglichkeit, den Hintergrund zu bearbeiten (weich zu zeichnen). Nutzen Sie diese Option, wenn Sie nicht rechtzeitig aufräumen konnten.
• Auftreten
  Ein souveränes Auftreten und ein adäquates Aussehen gelten als unbedingtes Muss. Auch wenn Sie sich in Ihren eigenen vier Wänden befinden – im Jogginganzug zum Online-Meeting ist ein absolutes No-Go. Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihre Gesprächspartner_innen im Anzug beziehungsweise im Kostüm vor den Bildschirm treten, sollten Sie sich ebenfalls angemessen kleiden. Achten Sie im selben Ausmaß auf Ihr Äußeres, wie Sie es bei einem persönlichen Treffen tun würden.
• nonverbale Kommunikation 
  Ähnlich wie bei einer „normalen“ Besprechung gelten auch hier die Verhaltensregeln zur nonverbalen Kommunikation. Lümmeln Sie nicht am Sessel, blicken Sie interessiert und konzentriert in die Kamera, zappeln Sie nicht nervös herum und achten Sie auf Ihre Hände sowie Gestik und Mimik.  
• ablenkende Utensilien
  Ablenkende Gegenstände sollten aus Ihrem Sichtfeld (und dem der Kamera) entfernt werden, insbesondere das Smartphone. Konzentrieren Sie sich vollends auf die Videokonferenz und lassen Sie sich nicht durch unwichtige Dinge stören oder ablenken.
• Stummschaltung
  Insbesondere in einem Gruppenmeeting mit mehreren Teilnehmer_innen ist die Stummschaltfunktion sehr wichtig. Wenn Sie gerade nicht sprechen, schalten Sie Ihr Mikrofon ab, um störende Nebengeräusche auszublenden. Vergessen Sie aber nicht, das Mikro wieder einzuschalten, sobald Sie sich aktiv an dem Gespräch beteiligen möchten.

Neben der eigentlichen Kommunikation erfüllen die verschiedenen Videokonferenz Tools noch zahlreiche weitere wichtige Funktionen. 

• Teilnehmerzahl und Ortsungebundenheit 
  Eine virtuelle Videokonferenz kann zwischen einer Vielzahl an Akteur_innen abgehalten werden, auch über große räumliche Distanzen hinweg. Persönliche Besprechungen mit Geschäftspartner_innen, beispielsweise in anderen Ländern, können so häufiger, kostengünstiger, umweltschonender und mit enormer Zeitersparnis stattfinden.
• Geteilter Bildschirm
  Die Gesprächsleiterin_der Gesprächsleiter kann ihren_seinen Bildschirm oder ein bestimmtes Programm an die übrigen Teilnehmer_innen übertragen. Dokumente, Kalendereinträge oder E-Mails können auf diese Weise gemeinsam angesehen und besprochen werden.Ferner besteht die Möglichkeit, diverse Dokumente, wie beispielsweise Word- oder Excel-Dateien, mit den anderen Videokonferenzteilnehmer_innen zu teilen. Das bedeutet, dass die Konferenzleitung Dokumente öffnen und allen Gesprächspartner_innen zugänglich machen kann. Dadurch sehen alle die aktuelle Version des gleichen Dokuments, können dessen Inhalt gemeinsam besprechen und direkt Änderungen durchführen. 
• Chatfunktion
  Wichtig ist auch die Chatfunktion. Mittels dieser können einzelne Teilnehmer_innen der Videokonferenz untereinander kommunizieren, ohne dabei die eigentliche virtuelle Besprechung zu stören. In der Chatfunktion kann ausgewählt werden, ob nur eine bestimmte Person angeschrieben werden soll, oder ob die Nachricht an alle Beteiligten geht. 
• Whiteboard
  Ähnlich wie bei Besprechungen mit persönlicher Anwesenheit, gibt es bei Videocalls eine Whiteboard-Funktion. Hierbei können Grafiken, Mitschriften oder Notizen beispielsweise als Dateianhang des Besprechungsprotokolls mitgeschickt werden, wodurch diese auch später noch allen Personen zugänglich sind.
• Aufnahme
  Wenn wichtige Akteur_innen nicht an der virtuellen Konferenz teilnehmen können, ist die Aufnahmefunktion ein hilfreiches Tool. In diesem Fall kann die audiovisuelle Aufzeichnung der Konferenz den abwesenden Personen einfach zugesandt werden.
• Fernzugriff
  Außerdem besteht die Möglichkeit, anderen Konferenzteilnehmer_innen den Zugriff auf den eigenen Rechner beziehungsweise einzelne Programme zu gewähren und deren Aktivitäten mitzuverfolgen. Dies kann bei Einschulungsmaßnahmen oder nötigen Fernwartungen sinnvoll sein.

Am Markt gibt es bereits eine Vielzahl an Softwareprogrammen, die für eine Videokonferenz genutzt werden können. Wir haben die gängigsten Programme genauer unter die Lupe genommen.

• Skype
  Ein weit verbreitetes und bekanntes Tool, insbesondere für den privaten Bereich, ist Skype. Nach erfolgter Anmeldung können kostenlos bis zu 50 Teilnehmer_innen miteinander kommunizieren. Auch Desktop-Sharing (den Bildschirm teilen) ist möglich. Die Nutzung der Software kann auch über ein mobiles Endgerät erfolgen. 
• Zoom
  Für eine Zoom Videokonferenz muss sich die Moderatorin_der Moderator mit ihrer_seiner E-Mailadresse registrieren. Alle anderen Teilnehmer_innen erhalten einen Link und benötigen keinen eigenen Account. Bis zu 100 Personen können in der Gratisversion 40 Minuten lang miteinander interagieren und dabei Funktionen wie Gruppenchats, Bildschirmfreigaben und Whiteboarding nutzen. Gegen monatliche Gebühren gibt es diverse Upgrades und Zusatzfeatures, beispielsweise eine unbegrenzte Gesprächsdauer oder Streaming-Möglichkeiten, sowie eine Erweiterung auf bis zu 1.000 teilnehmenden Personen.
• Microsoft Teams
  Insbesondere bei Unternehmen ist MS Teams ein beliebtes Tool für Videokonferenzen. Zahlreiche Betriebe haben mittlerweile die gesamte firmeninterne Kommunikation und Dateienverwaltung auf Microsoft Teams umgestellt. In der kostenlosen Version können kleinere Unternehmen sinnvoll kommunizieren, Besprechungen planen oder Dateien webbasiert gemeinsam bearbeiten. Hier steht allerdings nur ein begrenzter Speicherplatz zur Verfügung. 
  In der kostenpflichtigen Business- oder Enterprise-Version bietet die Software von Microsoft zusätzlich zur Konferenzfunktion sinnvolle Werkzeuge im Arbeitsalltag. Zum Beispiel die zeitgleiche Bearbeitung von Office 365 Dokumenten, Chatoptionen in unterschiedlichen Personengruppen, geteilte Ordner oder zentral planbare Aufgabenverteilung. 
• Google Meet
  Für Unternehmen, die Google G-Suite Kunden sind, bietet sich Google Meet (zuvor Hangouts Meet) als Alternative an. Google Videokonferenzen werden für bis zu 100 Teilnehmer_innen kostenlos zur Verfügung gestellt und bieten integrierte Features wie Terminkoordination, ein individuelles Design oder Untertitelgenerierung in mehrere Sprachen in Echtzeit. Konzipiert wurde das Tool für Google Browser, ist es aber auch mit Plugins oder auf mobilen Geräten funktionstüchtig. Durch gut entwickelte Schnittstellen und reduzierte Wartezeiten ist die Software insbesondere bei einer hohen Nutzeranzahl geeignet. 
• GoTo Meeting
  Eine cloudbasierte Lösung ist GoTo Meeting. Durch die ausgereifte Mobilfunktionalität können Videokonferenzen auch bequem von unterwegs abgehalten werden. Features wie Bildschirmteilung oder das Verfassen von Textnachrichten sind in der günstigen Standardversion möglich, wodurch bis zu 150 Teilnehmer_innen miteinander kommunizieren können. In zwei Erweiterungsstufen sind weitere Funktionen enthalten, beispielsweise Präsentationen teilen, Notizen machen oder ein persönlicher Meeting-Raum. Laut Hersteller können bis zu 3.000 Personen zeitgleich an einer Konferenz teilnehmen.

In Zeiten von Kontaktbeschränkungen und Home-Office sind Videokonferenzen eine wichtige Alternative zu persönlichen Treffen geworden. Um die Qualität der Arbeitsabläufe, die unternehmensinterne Kommunikation sowie den Datenaustausch auf hohem Niveau halten zu können, sind nutzerfreundliche, effektive Tools notwendig, die nicht nur Audio- und Videokonferenzen ermöglichen. Auch Präsentationen, Schulungen oder Bewerbungsgespräche können über virtuelle Gespräche stattfinden. Insbesondere die Möglichkeit, zahlreiche Nutzer_innen miteinander zu vernetzen und räumliche Grenzen schnell, kostengünstig und einfach zu überwinden, ist in der derzeitigen, schnelllebigen Gesellschaft unerlässlich.