Sekretär_innen-Jobs Wien: Karrierechancen und Anforderungen

• Vielfältige Aufgaben: Sekretär_innen übernehmen eine breite Palette von Aufgaben, darunter Büroorganisation, Terminkoordination, Dokumentenmanagement und Datenpflege.
• Wichtige Schnittstelle im Unternehmen: Sekretär_innen sorgen für einen reibungslosen Büroablauf und sind häufig die erste Ansprechperson. Damit übernehmen sie eine zentrale Rolle im Unternehmen.
• Erforderliche Fähigkeiten: Neben organisatorischen Skills sind auch Kommunikationsfähigkeiten und ein gutes Zeitmanagement entscheidend. Ein professioneller Umgang mit EDV-Software ist ebenfalls wichtig.

Sekretär_innen übernehmen in Betrieben eine ganz wichtige Rolle. Schließlich sorgen sie für die gesamte Organisation und Koordination des Büroalltags. Mit verschiedenen organisatorischen und administrativen Aufgaben unterstützen sie Führungskräfte und ganze Abteilungen. Die Aufgaben können je nach Unternehmen und Branche stark variieren, außerdem haben sich die Tätigkeitsbereiche in den letzten Jahren sehr stark weiterentwickelt. 

Zu den häufigen Aufgaben von Sekretär_innen zählen:

• Büroorganisation: Postbearbeitung, Koordination und Verwaltung von Büroprozessen, einschließlich Terminplanung, Ressourcenmanagement
• Dokumentenmanagement: Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Protokollen, Berichten und Präsentationen
• Kommunikation: Telefonie, Empfang und Betreuung von Besucher_innen, Kommunikation mit Kund_innen und Lieferant_innen
• Buchhaltung: Vorbereitende Buchhaltung, wie das Verwalten von Kassenbüchern und Ablegen von Rechnungen
• Einkauf und Verwaltung von Büromaterialien: Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Kontakt zu Lieferant_innen
• Terminplanung: Organisation und Koordination von Meetings, Events und anderen Terminen
• Personalverwaltung: Unterstützung bei der Personaleinsatzplanung, Urlaubsmanagement
• Datenpflege und -verwaltung: Eingabe und Aktualisierung von Daten in Datenbanken oder Excel-Tabellen

Um als Sekretär_in erfolgreich zu sein, ist in der Regel eine kaufmännische Ausbildung erforderlich, wie zum Beispiel eine Lehre zum Bürokaufmann_zur Bürokauffrau. Auch der Abschluss einer berufsbildenden Schule wie HAK und HAS ist eine gute Grundlage für den Job als Sekretär_in. Im Bereich Büro und Verwaltung gibt es außerdem auch Kurzausbildungen.

Neben einer kaufmännischen Ausbildung sind für einen Sekretariatsjob auch bestimmte Fähigkeiten notwendig, dazu zählen:

• Organisatorische Fähigkeiten: Gute Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sind essenziell, um den Büroalltag managen zu können.
• Kommunikationsfähigkeiten: Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind notwendig, um erfolgreich mit Kund_innen, Vorgesetzten und Kolleg_innen zu interagieren.
• IT-Kenntnisse: Umgang mit moderner Bürotechnik und Software, wie Microsoft Office, E-Mail-Programmen und Datenbanken.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Da Sekretär_innen oft Zugang zu sensiblen Informationen haben, sind Diskretion und Vertrauenswürdigkeit wichtige Soft Skills.
• Belastbarkeit: Sie sollten mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen und gut mit stressigen Situationen umgehen können. 
• Fremdsprachenkenntnisse: Insbesondere in internationalen Unternehmen sind Fremdsprachenkenntnisse erforderlich. 

Das Einstiegsgehalt von Sekretär_innen variiert je nach Region, Unternehmensgröße und Branche. Im Durchschnitt liegt das Bruttomonatsgehalt von Berufseinsteiger_innen in Sekretariatsjobs zwischen € 1.940 und € 2.570.

Die Berufsaussichten für Sekretär_innen sind sehr gut. Denn das Aufgabengebiet von Sekretär_innen hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Heute übernehmen Sekretär_innen sehr vielfältige und auch verantwortungsvolle Aufgaben. Schließlich sorgen sie durch den reibungslosen Ablauf im Büro für eine höhere Effizienz im Unternehmen. Zudem werden Sekretär_innen in verschiedenen Branchen benötigt, dadurch gibt es eine sehr breite Palette an Jobmöglichkeiten.

Wien ist ein wichtiger Wirtschaftsstandort für Österreich und für Europa. Viele Unternehmen, von kleinen Betrieben bis hin zu großen internationalen Konzernen, haben sich hier angesiedelt und benötigen qualifizierte Sekretär_innen. Auch im Gesundheitswesen, in der Gastronomie und im Tourismus bieten sich in Wien viele Möglichkeiten für Jobs als Sekretär_in.

Ein überzeugendes und fehlerfreies Bewerbungsschreiben ist als Sekretär_in wichtig, um einen Sekretariatsjob zu bekommen. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei einer Bewerbung im Officebereich besonders achten sollten:

• Betonen Sie Ihre Bürokenntnisse: Geben Sie konkrete Beispiele, wie Sie Ihre fachlichen Kenntnisse in der Praxis genutzt haben. 
• Strukturieren Sie Ihr Anschreiben klar: Beginnen Sie mit einer klaren Einleitung. Im Hauptteil stellen Sie Qualifikationen und Berufserfahrungen dar und schließen mit einem überzeugenden Schlusssatz ab.
• Anpassung an die Stellenausschreibung: Passen Sie Ihr Anschreiben an die spezifischen Anforderungen der Stellenausschreibung an. Verwenden Sie beispielsweise die gleichen Begriffe, die in der Stellenanzeige verwendet werden.
• Heben Sie relevante Soft Skills hervor: Neben fachlichen Kenntnissen sollten Sie auch Ihre Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent betonen.
• Fehlerfreie Rechtschreibung und Grammatik: Achten Sie darauf, dass Ihr Anschreiben frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern ist. Lassen Sie es beispielsweise von einer anderen Person Korrektur lesen.
• Motivation und Interesse zeigen: Recherchieren Sie über das Unternehmen und zeigen Sie im Anschreiben, warum Sie sich genau für dieses Unternehmen und diese Position interessieren.

Durch Weiterbildungen können Sekretär_innen ihre Karrierechancen verbessern und sich auch auf bestimmte Themenbereiche spezialisieren. 

Das Angebot für Kurse im Bereich Büro und Verwaltung ist sehr groß – von Projektmanagement, Zeitmanagement, Buchhaltung, Personalverwaltung und Prozessmanagement bis hin zu Datenschutz, Qualitätsmanagement, Office-Software und Digitalisierung.

Wie nennt man heute einen Sekretär_eine Sekretärin?

Sekretär_innen werden auch als Assistent_in, Office-Manager_in oder Verwaltungskraft bezeichnet. Diese Bezeichnungen haben sich entwickelt, da Sekretär_innen heute sehr vielfältige und anspruchsvolle Aufgaben erledigen.  

Ist Sekretär_in ein Lehrberuf?

In Österreich gibt es verschiedene Ausbildungsmöglichkeiten, um Sekretär_in zu werden. Die Ausbildung kann über die Lehre zur Bürokauffrau_zum Bürokaufmann erfolgen oder auch über eine berufsbildende Schule. Zusätzlich gibt es zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und Kurse, die spezifische Fähigkeiten und Kenntnisse für Jobs als Sekretär_in vermitteln.

Gibt es viele Jobs als Sekretär_in in Wien?

Ja, in Wien gibt es viele Jobangebote für Sekretärinnen. Das Angebot an Sekretär_innen-Jobs ist hoch, da viele Unternehmen qualifizierte Mitarbeiter_innen für ihre Büroprozesse benötigen. Alle offenen Stellenangebote für Sekretariatsjobs finden Sie auf der kostenlosen AMS Jobplattform alle jobs.