Protokoll Vorlage

Ein Protokoll ist eine Niederschrift über ein Meeting, eine Sitzung oder Verhandlung. Mit einem Protokoll werden die wesentlichen Besprechungsinhalte zusammengefasst und Zuständigkeiten für die Erledigung von Aufgaben definiert.

Ein Protokoll hat folgende Bestandteile:

1. Protokollkopf

In diesem Teil des Protokolls werden die formalen Rahmenbedingungen festgehalten:

• Thema des Meetings
• Datum und Zeit
• Ort
• Namen aller teilnehmenden Personen
• Namen aller eingeladenen, aber abwesenden Personen
• Name der Besprechungsleitung
• Name der Protokollführung

2. Tagesordnungspunkte (TOP)

Jede Agenda besteht aus einzelnen Tagesordnungspunkten, die auch im Protokoll einzeln aufgelistet und chronologisch nummeriert werden (TOP1, TOP2, etc.).

Jeder TOP enthält folgende Inhalte: 

• Diskussion
• Ergebnis der Diskussion
• Aufgaben
• Verantwortliche
• Termine / Deadline

3. Abschluss des Protokolls

Nach den Tagesordnungspunkten wird ein Protokoll in der Regel mit folgenden Punkten abgeschlossen: 

• Erstelldatum
• Unterschriften der Protokollführung und der Besprechungsleitung
• Eventuelle Anlagen

Üblich ist auch, den Briefkopf des Unternehmens (Logo und Adresse) in die Kopfzeile des Protokolls zu geben und in der Fußzeile die Seitenzahl einzufügen. 

Nach Fertigstellung des Protokolls wird das Dokument an alle Personen, die an der Besprechung teilgenommen haben und an alle jene, die abwesend waren, per E-Mail verschickt. In dieser E-Mail wird um Rückmeldungen und eventuelle Änderungen bis zu einem bestimmten Stichtag gebeten.

Sollten Sie innerhalb der genannten Frist Korrekturen zugeschickt bekommen, werden diese im Protokoll vermerkt. Dabei ist jedoch wichtig zu unterscheiden, um welche Art von Ergänzungen oder Korrekturen es sich handelt. Sind lediglich Kleinigkeiten nachzubessern, kann dies direkt im Protokoll geändert werden. Bei größeren Änderungen muss das Protokoll an alle Personen, die es auch in der ersten Runde erhalten haben, geschickt werden. Ein Beispiel für eine große Anpassung ist, dass eine Entscheidung falsch dokumentiert wurde.

Bitte achten Sie bei Korrekturen und Ergänzungen jedoch auch darauf, um welche Art von Besprechung oder Meeting es sich handelt. Änderungen bei offiziellen Sitzungsprotokollen (beispielsweise von Vereins- oder Gemeinderatssitzungen) können nach Unterzeichnung der protokollierenden Person und der Sitzungsleitung nur durch einen besonderen Vermerk und erneuter Unterzeichnung der Protokollführung und der Sitzungsleitung gemacht werden.

Welche Protokolle gibt es überhaupt und wann wird welche Art eingesetzt? Wir erklären Ihnen die vier unterschiedlichen Protokollformen: 

1. Verlaufsprotokoll 
   Das Verlaufsprotokoll, auch häufig Gedächtnisprotokoll genannt, ist eine sehr umfangreiche Protokollart. 
   Ziel ist, anhand des Protokolls zu erkennen, wie es zu welchen Entscheidungen kam. Dazu wird der gesamte Verlauf der Besprechung, Diskussion oder Sitzung protokolliert. Die einzelnen Teilnehmenden werden in den Tagesordnungspunkten namentlich genannt und es wird aufgezeichnet, welche Argumente, Vorschläge oder auch Einwände sie für die jeweiligen TOPs haben. Auch Zitate von Teilnehmenden können im Protokoll festgehalten werden. 
   Das Verlaufsprotokoll wird im Präsens verfasst. Es eignet sich insbesondere für Diskussionen und Sitzungen, bei denen auch im Nachhinein noch klar feststellbar sein muss, was zum Ergebnis führte.
   
2. Ergebnisprotokoll
   Anders als das Verlaufsprotokoll erfolgt beim Ergebnisprotokoll ein Fokus auf die erzielten Ergebnisse. Welche Diskussionen, Vorschläge oder Argumente zu den Entscheidungen geführt haben, ist nicht wesentlich und wird auch nicht dokumentiert. 
   Sinn eines Ergebnisprotokolls ist, dass alle teilnehmenden und andere relevante Personen die Ergebnisse des Meetings, der Sitzung oder der Besprechung nachlesen können. Es enthält somit klar formulierte Ergebnisse, Aufgaben, Ziele und Deadlines. Wesentlich ist, die Zuständigkeiten für die definierten Ziele und Aufgaben zu vermerken. So wird deutlich, wer für welche Aufgabe zuständig ist und bis wann diese zu erledigen ist. In welcher Zeitform das Protokoll erstellt wird, ist nebensächlich. 
   Wichtig ist diese Art von Protokoll beispielsweise bei Teamsitzungen und Meetings mit mehreren Personen. Insbesondere im Projektmanagement wird das Ergebnisprotokoll häufig eingesetzt. 
3. Verbalprotokoll
   Als dritte Protokollform ist das Verbalprotokoll zu nennen. Es wird auch wörtliches Protokoll genannt, da der genaue Wortlaut einer mündlichen Kommunikation festgehalten wird. Ziel dieser Protokollart ist, die einzelnen Beiträge der Teilnehmenden wortgetreu und chronologisch wiederzugeben. Dazu werden alle Teilnehmer_innen auch namentlich genannt. 
   Es wird beispielsweise bei Gerichtsverhandlungen, Generalversammlungen, Mitgliederversammlungen oder Beiratssitzungen eingesetzt. 
4. Kurzprotokoll
   Mit einem Kurzprotokoll werden die Diskussionspunkte, Entscheidungen und Beschlüsse knapp zusammengefasst. 
   Es dient vor allem dazu, Ergebnisse kurzer Meetings oder eines Jour Fixes festzuhalten. Diese Art von Protokoll kommt im beruflichen Kontext somit häufig zum Einsatz, beispielsweise auch bei einer kurzen Besprechung zwischen zwei Kolleg_innen.

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Das Protokollieren von Besprechungen kann je nach Thema und Anzahl der teilnehmenden Personen eine sehr schwierige Aufgabe sein. Schließlich sollen mit einem Protokoll alle Inhalte korrekt festgehalten werden. 

Wir haben für Sie deshalb 5 Tipps für effizientes Protokollieren:  

1. Nutzen Sie bei Ihrer Mitschrift Abkürzungen und Stichwörter 
   Mit Abkürzungen und Stichwörtern sparen Sie sich Zeit beim Schreiben. Dadurch stellen Sie sicher, dem Verlauf der Diskussionen leichter folgen zu können.
2. Verwenden Sie sachliche Formulierungen
   In Besprechungen können einzelne TOPs emotionsgeladen sein. Versuchen Sie im Protokoll ausschließlich sachliche Informationen festzuhalten. Persönliche Ansichten und auch Ihre eigene Wertung sind nicht Teil von Protokollen.
3. Fragen Sie bei Unklarheiten nach
   Die protokollführende Person muss nicht nur der gesamten Besprechung folgen, sondern auch noch die wichtigsten Inhalte mitschreiben. Da kann es schon einmal passieren, eine Entscheidung nicht genau mitbekommen zu haben oder einfach unsicher zu sein. Fragen Sie am besten gleich nach. So stellen Sie sicher, die richtigen Angaben im Protokoll festzuhalten.
4. Erstellen Sie das Protokoll zeitnah nach der Besprechung
   Selbst wenn Sie das Meeting sehr gut mitprotokollieren, ist es hilfreich, die Nachbearbeitung nicht aufzuschieben. Ansonsten gehen womöglich relevante Informationen verloren und Sie verbringen mehr Zeit mit dem Protokoll, als Sie dafür aufwenden wollten. 
5. Protokollieren Sie nicht zu detailreich
   Auch bei langen Diskussionen, ist es wichtig, im Protokoll lediglich das Wesentliche festzuhalten. Dazu gehören vor allem die Ergebnisse einer Diskussion, da diese die Grundlage für die weitere Arbeit sind. 

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