Mitarbeitergespräch

Ein Mitarbeitergespräch (oder Feedbackgespräch) ist eine Besprechung zwischen Vorgesetzter bzw. Vorgesetztem und Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter, das in regelmäßigen Abständen abgehalten wird. Es beinhaltet grundlegende Dinge wie alltägliche Arbeitsaufgaben, die Zusammenarbeit mit Kolleginnen bzw. Kollegen, das berufliche Umfeld sowie den Führungsstil. Ferner werden Zielsetzungen und etwaige gewünschte Veränderungen angesprochen. Sowohl die sogenannten Soft Skills als auch die Hard Skills sollten Erwähnung finden.

Zumeist geben die Vorgesetzten eine Struktur vor, dennoch sollten Sie in jedem Fall gut vorbereitet für eventuelle Neuerungen den Dialog antreten. Im Regelfall ist der Ablauf chronologisch, um vergangene Aspekte ebenso wie gegenwärtige Themenschwerpunkte und zukünftige Entwicklungen zu integrieren.

Hat bereits ein Mitarbeitergespräch stattgefunden, werden die Inhalte und bereits definierten Zielsetzungen begutachtet und gegebenenfalls neu benannt oder korrigiert.

Mitarbeitergespräche finden im Regelfall in jährlichen Abständen statt. Kommt eine Dienstnehmerin bzw. ein Dienstnehmer aber beispielsweise aus der Karenz retour, gibt es einen Positionswechsel im Unternehmen oder endet die Probezeit, wird ebenfalls ein Feedbackgespräch abgehalten. Auch wenn besondere Gründe eintreten – egal ob positive oder negative Gegebenheiten oder Veränderungen – können Vorgesetzte ein Mitarbeitergespräch ansetzen. Sollte von Seiten der Angestellten Gesprächsbedarf bestehen, können diese auch die Initiative ergreifen und um einen konstruktiven Dialog bitten.

Regelmäßig stattfindende Dialoge zwischen der Führungsebene und den Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern sind von großer Wichtigkeit, um ein angenehmes Betriebsklima aufrechterhalten und konstruktives gemeinsames Arbeiten gewährleisten zu können. Ein offener Dialog, empathisches sowie professionelles Verhalten und sachliche Kommunikation sind essentielle Parameter innerhalb eines Unternehmens. Daher kommt Mitarbeitergesprächen große Bedeutung zu. 

Doch wie sieht eine gute Vorbereitung auf das Feedbackgespräch aus? Unabhängig davon, ob die Führungskraft einen Leitfaden mitbringt oder das Gespräch einen chronologischen Ablauf nimmt, eine umfangreiche Planung, auch von eventuell unerwarteten Themen, ist unerlässlich. Wir haben für Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten erstellt.

Welche Themen möchte ich generell ansprechen?

• Aufgabenbereich/Projekte
• Arbeitsbedingungen
• Arbeitsumfeld
• Erfolge/Misserfolge
• Zufriedenheit im Job
• Zusammenarbeit mit Kolleginnen bzw. Kollegen
• Führungsebene
• Veränderungen/Perspektiven/Ziele
• Weiterbildungsmaßnahmen
• Gehaltserhöhung

Vorbereitung auf das Thema „vergangene Erfahrungen“

• Was waren meine größten Erfolge beziehungsweise welche Misserfolge gab es und aus welchem Grund? 
• Welche Ziele, beispielsweise aus vergangenen Mitarbeitergesprächen, wurden (nicht) erreicht, und warum?
• Wie schätze ich meine bisherige Arbeitsleistung im Unternehmen ein?

Vorbereitung auf gegenwärtige Themen

• Bin ich zufrieden mit dem Arbeitsumfeld, den Kolleginnen bzw. Kollegen, etc.?
• Wie sehe ich meine Arbeit an aktuellen Projekten/Tätigkeiten?
• Mit welchen Anforderungen/Aufgaben sehe ich mich derzeit konfrontiert?
• Welche Potentiale werden möglicherweise nicht ausgeschöpft?
• Wie sehe ich die Zusammenarbeit mit der Führungsebene?

Vorbereitung auf zukünftige Aspekte

• Welche Zielsetzungen stehen zukünftig im Vordergrund?
• Möchte ich in nächster Zeit einen abweichenden Tätigkeitsbereich?
• Habe ich Bedarf an Weiterbildungsmaßnahmen?
• Benötige ich Veränderungen im Arbeitsumfeld/am Arbeitsplatz?
• Passt meine individuelle Zielsetzung zu jener des Unternehmens?
• Ist eine Gehaltserhöhung gewünscht?

Besprechungen mit Führungskräften sind häufig etwas „Außergewöhnliches“. Oftmals tritt eine gewisse Nervosität auf. Auch wenn Sie nicht auf die gleiche Weise wie bei einem Vorstellungsgespräch auftreten müssen, gewisse Verhaltensregeln gibt es dennoch.

Mit diesen 5 Tipps zur adäquaten Verhaltensweise und Kommunikationsform sind Sie bestens gewappnet:

• professionelles Auftreten

Achten Sie auf ein professionelles, selbstsicheres und freundliches Auftreten. Auch wenn Sie möglicherweise mit gewissen Dingen unzufrieden sind, bemühen Sie sich um ein sachliches Ansprechen dieser Aspekte.

• sachliche Kommunikationsebene

Formulieren Sie Ihre Aussagen klar, strukturiert und deutlich. Bleiben Sie sachlich, verwenden Sie keine gefühlsbetonten Äußerungen und benutzen Sie eine produktive Arbeitssprache.

• umfangreiche Vorbereitung

Das Um und Auf eines Mitarbeitergesprächs ist die Vorbereitung. Überlegen Sie im Vorfeld, welche Themen Ihre Vorgesetzte bzw. Ihr Vorgesetzter ansprechen könnte und machen Sie Aufzeichnungen darüber, welche Aspekte Ihnen wichtig erscheinen. Agieren Sie hierbei kritisch und selbstreflektierend und seien Sie bemüht, während des Gesprächs auf eventuelle Kritik adäquat zu reagieren. Sollten Misserfolge thematisiert werden, sind diese idealerweise in der Mitte des Gesprächs anzusiedeln, am Beginn und Ende sollte die Erwähnung von Erfolgen und erreichten Zielen im Vordergrund stehen.

• aufgeschlossene Herangehensweise

Möglicherweise überrascht Sie Ihre Gesprächspartnerin bzw. Ihr Gesprächspartner mit Vorschlägen hinsichtlich neuer Tätigkeitsbereiche, einer Änderung des Arbeitsortes oder einer Weiterbildungsmaßnahme. Seien Sie diesbezüglich aufgeschlossen, reagieren Sie gelassen und bitten Sie um Bedenkzeit.

• realistische Einschätzung

Bleiben Sie realistisch, verkaufen Sie sich nicht unter Ihrem Wert, aber sparen Sie auch bei utopischen Vorstellungen bezüglich möglicher Zielsetzungen oder Gehaltsvorstellungen. Idealerweise können Sie gemeinsam rationale Ziele klar definieren.

Auch wenn jedes Feedbackgespräch individuell abläuft, tauchen doch immer wieder typische Fragen auf. Seien Sie auf diese beziehungsweise ähnliche Fragestellungen gut vorbereitet, dann steht einem konstruktiven Mitarbeitergespräch nichts mehr im Wege:  

• Sind Sie zufrieden mit Ihrer aktuellen Arbeitssituation?
• Wie schätzen Sie Ihre persönliche Arbeitsleistung ein?
• Haben Sie die vergangenen Ziele erreicht?
• Und falls nicht, was war der Grund dafür?
• Wie möchten Sie sich weiterentwickeln?Wie sieht es bezüglich der aktuellen Teamsituation aus?
• Mit welchen Herausforderungen sehen Sie sich gegenwärtig und zukünftig konfrontiert?
• Welche Anregungen und Wünschen haben Sie, auch hinsichtlich Ihrer Führungskraft?

Ob das Mitarbeitergespräch der richtige Zeitpunkt für die Frage nach einer Gehaltserhöhung ist, hängt von diversen Faktoren ab. Prüfen Sie daher im Vorhinein folgende Aspekte:

• Leiste ich gute Arbeit im Unternehmen und sind die Vorgesetzten zufrieden?
• Habe ich ein Projekt erfolgreich abgeschlossen oder stehe ich kurz davor?
• Habe ich einen größeren Verantwortungsbereich?
• Hat durch mein Zutun ein besonderer Erfolg im Unternehmen stattgefunden?

Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit „ja“ beantworten können und nicht vor kurzer Zeit bereits eine Vorrückung stattgefunden hat, ist das Feedbackgespräch der ideale Zeitpunkt, eine mögliche Gehaltserhöhung anzusprechen. Eventuell sollte noch die aktuelle wirtschaftliche Situation beziehungsweise die finanzielle Lage des Unternehmens betrachtet werden, um einen guten Zeitpunkt für dieses sensible Thema zu finden.

Die Kommunikation mit Vorgesetzten im Allgemeinen, und im Speziellen eine eventuell anzubringende Kritik, bedarf Fingerspitzengefühl. Überlegen Sie sich hierfür eine Gesprächsstrategie und bleiben Sie in jedem Fall sachlich. Eine zu persönliche Herangehensweise, etwaige Vorwürfe oder gar Beleidigungen sind fehl am Platz.

Mit konstruktiver Kritik, lösungsorientiertem Denken und gemeinsamen Zieldefinierungen kann aber auch dieser womöglich schwierige Teil des Mitarbeitergesprächs in geregelten Bahnen ablaufen.

Die Redewendung „nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch“ ist speziell für das Mitarbeitergespräch sehr treffend. Die erwähnten Themen und Aspekte sollen in den künftigen Arbeitsalltag von beiden Seiten integriert werden. Achten Sie darauf, dass essentielle Punkte in jedem Fall schriftlich festgehalten werden, um deren Realisierung überprüfen beziehungsweise sich nötigenfalls darauf berufen zu können.

Kontrollieren Sie, inwiefern definierte Ziele aus dem Gespräch sowie zukünftige Herausforderungen und Änderungen Anwendung finden. Bitten Sie bei Bedarf nach einiger Zeit um ein Aufbaugespräch.