Mitarbeitergespräch: Tipps, Fragen und Antworten

Ein Mitarbeitergespräch (oder Feedbackgespräch) ist eine Besprechung zwischen Vorgesetztem_Vorgesetzter und Mitarbeiter_in, das in regelmäßigen Abständen abgehalten wird. Es beinhaltet grundlegende Dinge wie alltägliche Arbeitsaufgaben, die Zusammenarbeit mit Kolleg_innen, das berufliche Umfeld sowie den Führungsstil. Ferner werden Zielsetzungen und etwaige gewünschte Veränderungen angesprochen. Sowohl die sogenannten Soft Skills als auch die Hard Skills sollten Erwähnung finden.

Zumeist geben die Vorgesetzten eine Struktur vor, dennoch sollten Sie sich in jedem Fall gut auf das Mitarbeitergespräch vorbereiten. Im Regelfall ist der Ablauf chronologisch, um vergangene Aspekte ebenso wie gegenwärtige Themenschwerpunkte und zukünftige Entwicklungen zu integrieren.

Hat bereits ein Mitarbeitergespräch stattgefunden, werden die Inhalte und bereits definierten Zielsetzungen begutachtet und gegebenenfalls neu benannt oder korrigiert.

Mitarbeitergespräche finden im Regelfall in jährlichen Abständen statt. Kommt eine Dienstnehmerin bzw. ein Dienstnehmer aber beispielsweise aus der Karenz retour, gibt es einen Positionswechsel im Unternehmen oder endet die Probezeit, wird ebenfalls ein Feedbackgespräch abgehalten. Auch wenn besondere Gründe eintreten – egal ob positive oder negative Gegebenheiten oder Veränderungen – können Vorgesetzte ein Mitarbeitergespräch ansetzen. Sollte von Seiten der Angestellten Gesprächsbedarf bestehen, können diese auch die Initiative ergreifen und um einen konstruktiven Dialog bitten.

Regelmäßig stattfindende Dialoge zwischen der Führungsebene und den Mitarbeiter_innen sind sehr wichtig, um ein angenehmes Betriebsklima aufrechterhalten und konstruktives gemeinsames Arbeiten sicherstellen zu können. Ein offener Dialog, empathisches sowie professionelles Verhalten und sachliche Kommunikation sind essentielle Parameter innerhalb eines Unternehmens. Daher kommt Mitarbeitergesprächen große Bedeutung zu.

Das Mitarbeitergespräch sollten Sie in jedem Fall gut vorbereiten, unabhängig davon, ob die Führungskraft einen Leitfaden mitbringt oder das Gespräch einen chronologischen Ablauf nimmt. Wir haben für Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten erstellt.

Welche Themen möchte ich generell ansprechen?

• Aufgabenbereich/Projekte
• Arbeitszeitmodelle
• Arbeitsbedingungen
• Arbeitsumfeld
• Erfolge/Misserfolge
• Zufriedenheit im Job
• Zusammenarbeit mit Kolleg_innen 
• Führungsebene
• Veränderungen/Perspektiven/Ziele
• Weiterbildungsmaßnahmen
• Gehaltserhöhung

Vorbereitung auf das Thema „vergangene Erfahrungen“

• Was waren meine größten Erfolge beziehungsweise welche Misserfolge gab es und aus welchem Grund? 
• Welche Ziele, beispielsweise aus vergangenen Mitarbeitergesprächen, wurden (nicht) erreicht, und warum?
• Wie schätze ich meine bisherige Arbeitsleistung im Unternehmen ein?

Vorbereitung auf gegenwärtige Themen

• Bin ich zufrieden mit dem Arbeitsumfeld, den Kolleg_innen etc.?
• Wie sehe ich meine Arbeit an aktuellen Projekten/Tätigkeiten?
• Mit welchen Anforderungen/Aufgaben sehe ich mich derzeit konfrontiert?
• Welche Potentiale werden möglicherweise nicht ausgeschöpft?
• Wie sehe ich die Zusammenarbeit mit der Führungsebene?

Vorbereitung auf zukünftige Aspekte

• Welche Zielsetzungen stehen zukünftig im Vordergrund?
• Möchte ich in nächster Zeit einen abweichenden Tätigkeitsbereich?
• Habe ich Bedarf an Weiterbildungsmaßnahmen?
• Benötige ich Veränderungen im Arbeitsumfeld/am Arbeitsplatz?
• Passt meine individuelle Zielsetzung zu jener des Unternehmens?
• Ist eine Gehaltserhöhung gewünscht?

Besprechungen mit Führungskräften sind häufig etwas „Außergewöhnliches“. Oftmals tritt eine gewisse Nervosität auf. Auch wenn Sie nicht auf die gleiche Weise wie bei einem Vorstellungsgespräch auftreten müssen, gibt es dennoch gewisse Verhaltensregeln.

Mit diesen 5 Tipps zur adäquaten Verhaltensweise und Kommunikationsform sind Sie bestens gewappnet:

Tipp 1: Professionelles Auftreten

Achten Sie auf ein professionelles, selbstsicheres und freundliches Auftreten. Auch wenn Sie möglicherweise mit gewissen Dingen unzufrieden sind, bemühen Sie sich um ein sachliches Ansprechen dieser Aspekte.

Tipp2 : Sachliche Kommunikationsebene

Formulieren Sie Ihre Aussagen klar, strukturiert und deutlich. Bleiben Sie sachlich, verwenden Sie keine gefühlsbetonten Äußerungen und benutzen Sie eine produktive Arbeitssprache.

Tipp 3: Umfangreiche Vorbereitung

Das Um und Auf eines Mitarbeitergesprächs ist die Vorbereitung. Überlegen Sie im Vorfeld, welche Themen Ihre Vorgesetzte bzw. Ihr Vorgesetzter ansprechen könnte und machen Sie Aufzeichnungen darüber, welche Aspekte Ihnen wichtig erscheinen. Agieren Sie hierbei kritisch und selbstreflektierend und seien Sie bemüht, während des Gesprächs auf eventuelle Kritik adäquat zu reagieren. Sollten Misserfolge thematisiert werden, sind diese idealerweise in der Mitte des Gesprächs anzusiedeln, am Beginn und Ende sollte die Erwähnung von Erfolgen und erreichten Zielen im Vordergrund stehen.

Tipp 4: Aufgeschlossene Herangehensweise

Möglicherweise überrascht Sie Ihre Gesprächspartnerin bzw. Ihr Gesprächspartner mit Vorschlägen hinsichtlich neuer Tätigkeitsbereiche, einer Änderung des Arbeitsortes oder einer Weiterbildungsmaßnahme. Seien Sie diesbezüglich aufgeschlossen, reagieren Sie gelassen und bitten Sie um Bedenkzeit.

Tipp 5: Realistische Einschätzung

Bleiben Sie realistisch, verkaufen Sie sich nicht unter Ihrem Wert, aber sparen Sie auch bei utopischen Vorstellungen bezüglich möglicher Zielsetzungen oder Gehaltsvorstellungen. Idealerweise können Sie gemeinsam rationale Ziele klar definieren.

Auch wenn jedes Feedbackgespräch individuell abläuft, tauchen immer wieder typische Fragen auf. Wir zeigen Ihnen, welche Fragen in einem Mitarbeitergespräch häufig gestellt werden, und geben Ihnen auch mögliche Musterantworten:

1. Sind Sie zufrieden mit Ihrer aktuellen Arbeitssituation?

Reflektieren Sie sowohl positive Aspekte als auch Verbesserungspotenziale Ihrer aktuellen Arbeitssituation. Gehen Sie auf Arbeitsbedingungen, Aufgabenbereiche und die Zusammenarbeit im Team ein.

Musterantwort: „Ich bin insgesamt zufrieden, vor allem mit meinem Aufgabenbereich und der Zusammenarbeit im Team. Potenzial sehe ich aktuell speziell im Bereich Datenmanagement, das ich gerne gemeinsam mit Ihnen optimieren würde.“

2. Wie bewerten Sie Ihre Leistung im letzten Jahr?

Reflektieren Sie Ihre Erfolge und Fortschritte im vergangenen Jahr mit konkreten Beispielen. Gehen Sie auch auf Bereiche ein, in denen Verbesserungen möglich sind.

Musterantwort: „Ich habe klare Fortschritte in meiner Arbeit gemacht, insbesondere bei der Optimierung der Lieferketten. Dadurch konnte ich die durchschnittliche Bearbeitungszeit um drei Tage verkürzen. Verbesserungspotenzial sehe ich vor allem darin, das Team noch besser einzubinden und Aufgaben ganz klar zu verteilen.“

3. Wie möchten Sie sich weiterentwickeln?

Erklären Sie, welche Hard Skills oder Soft Skills Sie erwerben oder ausbauen möchten und erklären Sie, wieso diese für Ihren Job wichtig sind.

Musterantwort: „Ich möchte meine Projektmanagement-Kenntnisse ausbauen, um immer über aktuelle Tools und Methoden am Laufenden zu sein. Mein Ziel ist es, Projekte noch strukturierter und effizienter zu leiten.“

4. Welche beruflichen Ziele haben Sie für die kommenden Jahre?

Erläutern Sie Ihre beruflichen Ziele, die zu den Unternehmenszielen passen, und zeigen Sie Ihre Bereitschaft zur Weiterentwicklung.

Musterantwort: „Ich möchte meine Führungskompetenzen weiterentwickeln und in einem größeren Projekt Verantwortung übernehmen.“

5. Was sind Ihre größten Herausforderungen?

Schildern Sie Challenges und wie Sie diese gemeistert haben, damit unterstreichen Sie Ihre Problemlösungskompetenz.

Musterantwort: „Manchmal fällt es mir schwer, Deadlines in stressigen Phasen einzuhalten. Daran möchte ich im kommenden Jahr gezielt arbeiten.“ 

6. Wie sehen Sie Ihre berufliche Entwicklung?

Skizzieren Sie Ihre beruflichen Ziele und erklären Sie, wie diese mit Ihren Kompetenzen und den Unternehmenszielen zusammenpassen.

Musterantwort: „Ich strebe eine Position als Teamleiter_in an, um meine Erfahrungen weiterzugeben und das Unternehmen zu unterstützen."

7. Welche Anregungen und Wünsche haben Sie, auch hinsichtlich Ihrer Führungskraft?

Beschreiben Sie spezifische Maßnahmen und machen Sie konkrete Vorschläge, die Ihnen helfen könnten, Ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Das kann den Zugang zu Ressourcen, Weiterbildungen oder verbesserte Arbeitsbedingungen umfassen.

Musterantwort: „Ich wünsche mir regelmäßiges Feedback zu meiner Arbeit, denn das steigert meine Motivation und Leistung. Eine offene Kommunikation ist mir sehr wichtig, um auch Probleme oder Herausforderungen konstruktiv lösen zu können.“

Ob das Mitarbeitergespräch der richtige Zeitpunkt für die Frage nach einer Gehaltserhöhung ist, hängt von diversen Faktoren ab. Prüfen Sie daher im Vorhinein folgende Aspekte:

• Leiste ich gute Arbeit im Unternehmen und sind die Vorgesetzten zufrieden?
• Habe ich ein Projekt erfolgreich abgeschlossen oder stehe ich kurz davor?
• Habe ich einen größeren Verantwortungsbereich?
• Hat durch mein Zutun ein besonderer Erfolg im Unternehmen stattgefunden?

Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit “Ja” beantworten können und nicht vor kurzer Zeit bereits eine Vorrückung stattgefunden hat, ist das Feedbackgespräch der ideale Zeitpunkt, eine mögliche Gehaltserhöhung anzusprechen. Wichtig ist, auch die aktuelle wirtschaftliche Situation beziehungsweise die finanzielle Lage des Unternehmens zu berücksichtigen, um einen guten Zeitpunkt für dieses sensible Thema zu finden.

Die Kommunikation mit Vorgesetzten braucht Fingerspitzengefühl, speziell wenn es darum geht Kritik anzubringen. Überlegen Sie sich hierfür eine Gesprächsstrategie und bleiben Sie in jedem Fall sachlich. Eine zu persönliche Herangehensweise, etwaige Vorwürfe oder gar Beleidigungen sind fehl am Platz.

Mit konstruktiver Kritik, lösungsorientiertem Denken und gemeinsamen Zieldefinierungen kann aber auch dieser womöglich schwierige Teil des Mitarbeitergesprächs in geregelten Bahnen ablaufen.

Die Redewendung „nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch“ ist speziell für das Mitarbeitergespräch sehr treffend. Die erwähnten Themen und Aspekte sollen von beiden Seiten in den künftigen Arbeitsalltag integriert werden. Achten Sie darauf, dass essentielle Punkte in jedem Fall schriftlich festgehalten werden, um deren Realisierung überprüfen beziehungsweise sich nötigenfalls darauf berufen zu können.

Kontrollieren Sie, inwiefern definierte Ziele aus dem Gespräch sowie zukünftige Herausforderungen und Änderungen Anwendung finden. Bitten Sie bei Bedarf nach einiger Zeit um ein Aufbaugespräch.

Wie bereite ich mich auf ein Mitarbeitergespräch vor?

Für ein Mitarbeitergespräch bereiten Sie sich am besten vor, indem Sie Ihre Tätigkeiten und Leistungen dokumentieren und reflektieren. Sammeln Sie dazu konkrete Beispiele für Ihre Erfolge und Herausforderungen. Notieren Sie sich wichtige Fragen, um offene Punkte und Ihre Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen zu klären.

Wie antworte ich am besten auf die Frage: Wo sehen Sie sich in 5 Jahren? 

Die Frage, wo Sie sich in 5 Jahren sehen, beantworten Sie am besten authentisch, indem Sie Ihre beruflichen Ziele beschreiben. Dabei müssen Sie nicht sehr konkret sein, stattdessen können Sie betonen, neue Fähigkeiten erwerben und mehr Verantwortung übernehmen zu wollen.

Was gehört nicht ins Mitarbeitergespräch?

Im Mitarbeitergespräch sollten unprofessionelle Kritik, Vorwürfe, Gerüchte und persönliche Angriffe vermieden werden. Auch persönliche Themen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, sind nicht Teil eines Mitarbeitergesprächs. Stattdessen stehen Ihre konkreten Leistungen, Ziele und konstruktives Feedback im Mittelpunkt.

Kann man bei einem Mitarbeitergespräch gekündigt werden?

Zweck eines Mitarbeitergesprächs ist es, sich über Ziele, Entwicklung, Tätigkeiten und Leistungen auszutauschen. Eine Kündigung erfolgt daher normalerweise nicht während eines regelmäßigen Mitarbeitergesprächs, sondern anlassbezogen im Rahmen eines Kündigungsgesprächs.