Honorarnote: Kriterien, Regelungen & Vorlage

Eine Honorarnote ist ein Abrechnungsbeleg, der in Österreich von Freiberufler_innen und freien Dienstnehmer_innen verwendet wird. Er dient dazu, Leistungen an den Auftraggeber aufzulisten und in Rechnung zu stellen.

Eine Honorarnote muss bestimmte Formvorschriften erfüllen und vorgegebene Merkmale und Daten enthalten. Welche Angaben bei einer Honorarnote verpflichtend anzuführen sind, hängt von der Höhe der in Rechnung gestellten Beträge ab. Wir erklären, welche Vorschriften für die unterschiedlichen Honorarnotenbeträge gelten: 

Kleinbetragsrechnung mit Betrag bis zu 400 Euro

Bei Honorarnoten mit einem Gesamtbetrag bis 400 EUR inkl. Umsatzsteuer sind folgende Angaben anzuführen:

• Ausstellungsdatum
• Name und Anschrift der Person oder des Unternehmens, das die Leistung erbringt oder etwas liefert
• Art und Umfang der Leistungen bzw. Menge und Bezeichnung der Gegenstände
• Tag oder Zeitraum der Lieferung oder erbrachten Leistung
• Entgelt und Umsatzsteuer in einer Summe
• Steuersatz oder bei Umsatzsteuerbefreiung aufgrund der Kleinunternehmerregelung der Hinweis auf die Steuerbefreiung: "Umsatzsteuerbefreit - Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG"

Rechnungsbetrag über 400 Euro

In Honorarnoten mit einem Betrag über 400 Euro müssen folgende Inhalte angeführt werden: 

• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Honorarnoten-Nummer
• Name und Anschrift der Person oder des Unternehmens, das die Leistung erbringt oder etwas liefert
• Name und Anschrift des_der Leistungsempfänger_in
• Art und Umfang der Leistungen bzw. Menge und Bezeichnung der Gegenstände
• Tag oder Zeitraum der Lieferung oder erbrachten Leistung
• Entgelt ohne Umsatzsteuer (USt.)
• Steuersatz: Auf das Entgelt anfallender Umsatzsteuerbetrag oder bei Steuerbefreiung der Hinweis, dass für diese Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung vorliegt (beispielsweise "Umsatzsteuerbefreit - Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG")
• Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) des Unternehmens, das die Leistung erbringt oder etwas liefert

Rechnungsbetrag ab 10.000 Euro

Für Honorarnoten mit einem Betrag ab 10.000 Euro gelten folgende Formvorschriften: 

• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Honorarnoten-Nummer
• Name und Anschrift der Person oder des Unternehmens, das die Leistung erbringt oder etwas liefert
• Name und Anschrift des_der Leistungsempfänger_in
• Art und Umfang der Leistungen bzw. Menge und Bezeichnung der Gegenstände
• Tag oder Zeitraum der Lieferung oder erbrachten Leistung
• Entgelt ohne Umsatzsteuer (USt.)Steuersatz: Auf das Entgelt anfallender Umsatzsteuerbetrag oder bei Steuerbefreiung der Hinweis, dass für diese Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung vorliegt (beispielsweise "Umsatzsteuerbefreit - Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG")
• Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) des Unternehmens, das die Leistung erbringt oder etwas liefert 
• Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) des_der Leistungsempfänger_in

Honorarnoten werden in Österreich von unterschiedlichen Berufs- und Personengruppen ausgestellt: 

1. Freiberufler_innen 

Freiberufler_innen üben Tätigkeiten eigenverantwortlich und fachlich unabhängig aus. Dazu zählen unter anderem:

• Ärzt_innen, Zahnärzt_innen und Tierärzt_innen
• Rechtsanwält_innen
• Architekt_innen
• Künstler_innen
• Übersetzer_innen
• Schriftsteller_innen

2. Freie Dienstnehmer_innen 

Diese stehen in keinem Dienstverhältnis, verpflichten sich jedoch, gegen Entgelt einem Auftraggeber für bestimmte oder unbestimmte Zeit ihre Arbeitskraft zur Verfügung zu stellen. 

3. Nicht-selbstständige Privatpersonen

Auch Privatpersonen können eine Honorarnote stellen, wenn Sie eine Leistung erbringen oder ein Produkt (weiter)verkaufen. Wichtig ist, dass kein gewerblicher Charakter vorliegen darf und damit die jährliche Zuverdienstgrenze nicht überschritten wird. 

Für die Versteuerung der Honorare sind Freiberufler_innen und freie Dienstnehmer_innen selbst verantwortlich. Diese erfolgt jährlich im Rahmen der Einkommenssteuererklärung beim Finanzamt.

Wird eine Honorarnote in einer anderen Währung ausgestellt, muss der Steuersatz zusätzlich in Euro angeführt werden.

Für die Umrechnung von Fremdwährungen in Euro gibt es keine speziellen Vorschriften. Jedoch ist es empfehlenswert, das Datum der Umrechnung und den Wechselkurs auf der Honorarnote anzugeben.  

Sie müssen eine Honorarnote schreiben? Als Hilfestellung haben wir für Sie Muster-Honorarnoten zum Download erstellt, an denen Sie sich orientieren können: 

Honorarnote Vorlage für Rechnungsbetrag unter 400 Euro, Kleinunternehmer_in

Honorarnote Vorlage für Rechnungsbetrag über 400 Euro, kein_e Kleinunternehmer_in 

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Honorarnote?

Sowohl eine Rechnung als auch eine Honorarnote sind Belege, mit denen Leistungen abgerechnet werden. Der Unterschied liegt ausschließlich darin, dass diese Belege von unterschiedlichen Berufsgruppen verwendet werden. Gewerbetreibende stellen primär Rechnungen aus, Freiberufler_innen und freie Dienstnehmer_innen verwenden hauptsächlich Honorarnoten. Auch die Formvorschriften von Rechnungen und Honorarnoten sind identisch.

Sind Honorarnoten steuerfrei? 

Ob auf einer Honorarnote die Umsatzsteuer ausgewiesen wird, hängt von der Höhe des Jahresumsatzes ab. Umsatzsteuerpflicht besteht erst ab einem Jahresumsatz von mehr als 35.000 Euro netto. Für Jahresumsätze darunter gilt die sogenannte Kleinunternehmerregelung. In diesem Fall darf auf den Honorarnoten keine Umsatzsteuer ausgewiesen und keine Vorsteuern geltend gemacht werden. Gleichzeitig muss auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden.

Wie hoch darf eine Honorarnote sein? 

Bei Honorarnoten wird bezüglich der Höhe ausschließlich unterschieden, ob es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis zu 400 Euro, um eine Honorarnote mit einem Betrag über 400 Euro oder über 10.000 Euro handelt. Je nach Betragshöhe muss eine Honorarnote in Österreich unterschiedliche Kriterien erfüllen und Angaben beinhalten.

Ist eine Honorarnote brutto oder netto? 

Ist der_die Leistungserbringer_in Kleinunternehmer_in, wird der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer als Nettobetrag ausgewiesen. Ist die Kleinunternehmerregelung nicht anzuwenden, wird die Honorarnote brutto und somit inklusive Umsatzsteuer ausgestellt.