Empfehlungsschreiben

Ein Empfehlungsschreiben wird von einer Person verfasst, die Sie und Ihre Stärken und Fähigkeiten kennt und beurteilen kann. Das kann eine Führungskraft, eine Lehrperson an einer Schule oder Universität oder auch eine ehemalige Vermieterin sein. 

Ein Empfehlungsschreiben wird dem Bewerbungsschreiben beigelegt und dient dazu, die darin gemachten Angaben zu bestätigen und zu bestärken. Im deutschsprachigen Raum sind Empfehlungsschreiben üblicherweise kein Muss, während im englischsprachigen Raum der sogenannte „Letter of Recommendation“ (oder „Recommendation Letter“) bereits standardmäßig zu Bewerbungen dazugehört.

In vielen Situationen, insbesondere im beruflichen Kontext, sind Empfehlungsschreiben sinnvoll. Der freiwillige Charakter und der persönlich formulierte Inhalt dieses Schreibens sind seine großen Stärken und informieren den Adressaten über Ihre besonderen Eigenschaften, Fähigkeiten und Qualifikationen. Auch die Tatsache, dass kein Anspruch auf ein Empfehlungsschreiben besteht, unterstreicht seine Bedeutung.

Empfehlungsschreiben werden in folgenden Bereichen verfasst:

• An Universitäten oder Fachhochschulen bei der Zulassung:
  • zugangsbeschränkte Studienzweige
  • Masterstudiengang
  • MBA
  • Auslandssemester
  • Promotion
  • Stipendium 
• Im beruflichen Alltag bei:
  • dem Wunsch nach einer Praktikumsstelle
  • Berufseinstiegen 
  • dem Wechsel von einer befristeten zu einer Festanstellung
  • einer Beförderung
  • einem angestrebten Aufstieg in eine Führungsposition
  • einem bevorstehenden Jobwechsel
  • als Referenz für Freiberufler_innen (da diese keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben)
• Bei der Anmietung einer Wohnung

Auch wenn es nur wenige formale Anforderungen an ein Empfehlungsschreiben gibt, sollten dennoch ein paar grundlegende Erfordernisse bei der Gestaltung eingehalten werden:

• Briefkopf
  Dieser beinhaltet den Namen der Person, die das Empfehlungsschreiben ausstellt sowie die Firma inklusive der Position im Unternehmen. Ebenso wird eine Telefonnummer für etwaige Rückfragen vermerkt.
• Adressat
  Falls das Schreiben an eine konkrete Empfänger_in gerichtet ist, erfolgt eine namentliche Nennung der Adressat_in (Name und Anschrift).
• Betreff und Datum
  Ein aussagekräftiger Betreff sowie das aktuelle Datum werden angeführt.
• Ansprache
  Im Idealfall wird jene Person namentlich genannt, an die das Schreiben gerichtet ist. Die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollte nur im Ausnahmefall Verwendung finden.
• persönliches Verhältnis 
  Am Beginn des eigentlichen Empfehlungstextes wird kurz das Verhältnis der ausstellenden und der empfohlenen Person erläutert, damit die Plausibilität des Empfehlungsschreibens offengelegt wird.
• Ausstellungsgrund
  Nun folgt die Angabe, warum ein Empfehlungsschreiben verfasst wird.
• sachliche Empfehlung
  Im nächsten Schritt werden die formalen und fachlichen Qualifikationen und Fähigkeiten der empfohlenen Person näher beleuchtet. Außerdem werden an dieser Stelle die ausgeübten Tätigkeiten sowie herausragende Erfolge oder eindrucksvolle Abschlüsse angeführt.
• persönliche Empfehlung
  In weiterer Folge kommen die Soft Skills und persönlichen Charaktereigenschaften an die Reihe. Zuletzt wird nochmals explizit eine Empfehlung ausgesprochen und der Mehrwert angeführt, den die empfohlene Person dem Unternehmen (oder der Universität) verleihen würde.
• Grußformel und Unterschrift
  Abgerundet wird das Empfehlungsschreiben mit einer Grußformel, die nochmals auf die Bereitschaft für die Beantwortung etwaiger Rückfragen verweist, sowie einer Unterschrift.

Ein Empfehlungsschreiben ausstellen kann prinzipiell Jede_r. Wenn Sie jemanden darum bitten, sollte die Person aber die nötigen Kenntnisse und Voraussetzungen vorweisen, um ein derartiges Schreiben ansprechend zu verfassen. Sie sollten vorab in einem persönlichen Gespräch besprechen, wofür Sie eine Empfehlung benötigen, an wen diese gerichtet ist und worauf insbesondere Bezug genommen werden soll. Mögliche Kandidat_innen wären direkte Vorgesetzte, Professor_innen oder andere Lehrende an Fachhochschulen oder Universitäten, Projektleiter_innen oder ehemalige Vermieter_innen.

In diesem Abschnitt führen wir drei Formulierungsbeispiele für Empfehlungsschreiben an:

1. Empfehlungsschreiben aufgrund eines gewünschten beruflichen Aufstiegs innerhalb eines Unternehmens:
   „Herr Mustermann war in den vergangenen acht Jahren in meiner Abteilung tätig. Er unterstützte das Team tatkräftig bei zahlreichen Bauprojekten und konnte so ausreichend Erfahrungen bezüglich Planung und Organisation der einzelnen Arbeitsabläufe erlangen. Herr Mustermanns Arbeitsweise zeichnet sich durch gute Struktur und ein hohes Maß an Eigenständigkeit aus und er verfügt über eine rasche Auffassungsgabe. Persönlich überzeugt er durch teamorientierte Arbeitsweise, hohe soziale Kompetenz und Kommunikationsgeschick. Für die Stelle als Projektleiter im neu zu etablierenden Team „Sozialbauten“ kann ich Herrn Mustermann wärmstens empfehlen.“
2. Empfehlungsschreiben für ein Auslandssemester:
   „Frau Musterfrau absolvierte bereits drei Seminare zu unterschiedlichen umweltpolitischen Themen unter meiner Leitung. Einem dieser Themen widmete Sie sich mit Hingabe umfangreich im Rahmen einer Semesterarbeit, die ich als gut strukturiert und zukunftsorientiert einstufe. Außerdem verfügt Sie über außergewöhnlich gute Spanischkenntnisse aufgrund Ihres muttersprachlichen Backgrounds. Frau Mustermann ist kontaktfreudig, zielstrebig und umweltpolitisch auch privat engagiert, weshalb ich Sie für ein Semester an Ihrer Hochschule in Madrid empfehlen möchte.“
3. Empfehlungsschreiben für eine Wohnungsmiete:
   „Als langjährige Vermieterin von Herrn Mustermann komme ich gerne seiner Bitte, ein Empfehlungsschreiben zu verfassen, nach. Der Mieter muss aufgrund eines Berufswechsels die Wohnung verlassen. Er zahlte die monatlichen Mieten immer zeitgerecht, es gab von anderen Hausbewohner_innen keinerlei Beschwerden und die Wohnung ist nach wie vor in einem sauberen und funktionstüchtigen Zustand. Herr Mustermann selbst ist sehr freundlich, ordentlich und hilfsbereit anderen Personen gegenüber. Einem garantiert unkomplizierten und beschwerdefreien Mietverhältnis steht mit Herrn Mustermann nichts im Wege.“

Die Formerfordernisse für ein Empfehlungsschreiben halten sich in Grenzen. Hier die wichtigsten Aspekte:

• Die Länge sollte sich auf rund eine DIN A4-Seite beschränken.
• Bei der Rechtschreibung auf eine korrekte und fehlerfreie Formulierung achten.
• Wenn vorhanden das Briefpapier des Unternehmens oder der Universität verwenden.
• Aussagekräftige Formulierungen benutzen. Leere Floskeln und allgemein gehaltene Aussagen sind zu vermeiden.
• In der Ich-Form schreiben und individuelle Aspekte mit einfließen lassen.
  Empfehlungsschreiben bestechen durch Persönlichkeit und glaubwürdige Formulierungen, nicht durch Sachlichkeit. Singen Sie aber auch keine Lobeshymnen auf die Person und verzichten Sie auf Superlative.
• Bleiben Sie bei der Wahrheit. Schreiben Sie nur ein Empfehlungsschreiben für Jemanden, den Sie auch wirklich empfehlen möchten.

Wer kann Empfehlungsschreiben verfassen? 
Grundsätzlich können Sie eine beliebige Person bitten, ein Empfehlungsschreiben auszustellen. Allerdings ist es von Vorteil, wenn dieses von einer Person mit einer guten Position im Unternehmen oder von Jemandem, mit höherem Rang und Ansehen verfasst wird. In jedem Fall sollte die ausstellende Person Sie tatsächlich kennen sowie Erfahrung mit Ihnen als Person und Ihren Kompetenzen vorweisen können.

Gibt es Formvorschriften für Empfehlungsschreiben?
Es gibt keine strikten formalen Vorschriften, allerdings sollten gewisse Anforderungen, wie bereits zuvor beschrieben, beachtet werden.

Wie lange ist ein Empfehlungsschreiben? 
Empfehlungsschreiben sollten ungefähr die Länge einer DIN A4-Seite aufweisen. 

Worauf sollte noch geachtet werden?
Verfasser_innen eines Empfehlungsschreibens sollten, inhaltlich und den Aufbau betreffend bestimmte Anforderungen beachten. Es steht ganz klar die subjektive Meinung über die zu empfehlende Person im Vordergrund und es dürfen durchaus persönliche, sogar emotionale Aussagen getätigt werden.

Was ist eine Referenzauskunft? 
Eine Referenzauskunft oder ein Referenzschreiben hingegen ist nicht für einen konkreten Fall verfasst und speziell an eine Person gerichtet, sondern allgemein gehalten. Es kann demnach für unterschiedliche Stellengesuche, Beförderungsansuchen oder ähnliches verwendet werden, sofern der Wortlaut angemessen und passend ist.