Die richtige Anrede: Sehr geehrte Damen und Herren

Der Anrede kommt in einem Brief oder E-Mail nach wie vor große Bedeutung zu. Auch wenn sich die Kommunikationsformen ändern, bestimmt vom Verhältnis zur Empfängerin/zum Empfänger sowie situationsabhängig ist auf die richtige und passende Form der Anrede zu achten. Im Zweifelsfall ist die sicherste Variante immer noch „Sehr geehrte Damen und Herren“, insbesondere wenn es sich um förmliche oder geschäftliche Schreiben handelt. 

Welche Anrede ist die Richtige und worauf muss ich in unterschiedlichen Situationen achten? Diese Fragen sind oftmals nicht leicht zu beantworten. Daher erläutern wir im Folgenden jene Aspekte, die besondere Beachtung finden sollten:

• Beziehung zur Empfängerin/zum Empfänger

Wenn Sie eine unbekannte (höherrangige) Kollegin/einen unbekannte (höherrangigen) Kollegen mit „Hallo Laura/Horst“ ansprechen, wird diese/dieser vermutlich nicht sehr erfreut sein. Hier ist eine förmliche, distanziertere Herangehensweise sinnvoll, wie beispielsweise „Sehr geehrte/r Frau/Herr Huber“. Nur wenn bereits eine „freundschaftliche“ Beziehung besteht, kann die Variante „Liebe/r Laura/Horst“ Verwendung finden.

• Respektvolle Anrede

Zeigen Sie Respekt gegenüber der Person, die Sie ansprechen möchten. Besonders bei großen Unterschieden im hierarchischen Gefüge oder bei Altersdivergenzen ist hierauf zu achten. 

• Namentliche Erwähnung

Falls möglich informieren Sie sich vor Kontaktaufnahme über den Namen der Adressatin/des Adressaten. Eine persönliche Anrede zeugt von Professionalität sowie von Interesse für die Person und zeigt, dass Sie sich bereits mit dem Unternehmen auseinandergesetzt haben. Besonders wenn Sie sich für „Hallo“ entscheiden, sollten Sie den Vornamen der Person anfügen, da diese Anrede ohne Verwendung des Namens oder mit anschließendem Vor- und Nachnamen unpersönlich und forsch wirkt.

„Hallo Kurt“ anstatt „Hallo Kurt Maurer“

• Sprachgebrauch im Unternehmen

Wenn Sie mit einer Firma in Kontakt treten, die offenkundig einen lockeren Umgangston pflegt, kann auch eine eher formlose Anrede wie „Hallo Herr …“ oder „Hallo Vertriebsteam“ gewählt werden.

Somit ergeben sich in unterschiedlichen Situationen die folgenden Herangehensweisen:

• Erstkontakt

Sollten Sie zum ersten Mal in Kontakt mit jemandem treten, empfiehlt sich in jedem Fall die förmliche Variante „Sehr geehrte/r Frau/Herr …“. Hier wahren Sie die nötige Distanz, agieren aber gleichzeitig höflich und respektvoll.

• Freundschaftliches Verhältnis

Im Falle eines freundschaftlichen Bezugs beispielsweise zu einer Kollegin/einem Kollegen ist auch die Form „Hallo Frau/Herr …“ möglich. Allerdings wirkt dies oftmals frech und unpersönlich, insbesondere wenn eine ranghöhere Person angesprochen wird.

• Vertrautes Verhältnis

Besteht bereits ein persönliches, vertrautes Verhältnis zur Empfängerin/zum Empfänger, ist die Verwendung der Form „Liebe/r Frau/Herr …“ durchaus in Ordnung und gilt als respektvoll, insbesondere wenn bereits eine langjährige Beziehung besteht.

• Moderne Anrede

Besonders jüngere Personen verwenden Anreden wie „Hey“ oder „Hi“. Diese sind allerdings eher gewagt und sollten nur Verwendung finden, wenn Ihr Gegenüber diese ebenfalls gebraucht.

Während bezüglich der korrekten Anrede diverse Auswahlmöglichkeiten existieren und Sie gewisse Tipps beachten sollten, gibt es bezüglich der grammatikalischen Grundlagen klare Richtlinien und Vorschriften, auf die wir nun näher eingehen wollen.

• Beistrich nach der Anrede

Nach jeder Anrede, egal welche Form Verwendung findet, folgt immer ein Beistrich (Komma).

„Sehr geehrte Damen und Herren,“ …

„Liebe Frau Huber,“ …

 „Hallo Herr Müller,“ …

• Schreibweise am Satzbeginn

Danach folgt im deutschsprachigen Raum ein zumeist kurz gehaltener Satz. Es wird mit einem Kleinbuchstaben begonnen, da die Anrede den Start des bereits begonnenen Satzes darstellt und dieser dann vollendet wird.

„Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Anfrage.“

In englischsprachigen E-Mails wird der folgende Satz hingegen mit einem Großbuchstaben eingeleitet.

„Dear Michael,
It was a pleasure for me to…”

• Besonderheit

Nur in speziellen Fällen, wenn Sie etwas besonders hervorheben möchten, sollte nach der Anrede ein Rufzeichen verwendet werden. Diese sollten aber generell sparsam eingesetzt werden.

Wollen Sie nicht auf die altbewährte und weithin verbreitete Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ beharren, sondern alternative Anredeformen verwenden, sollten Sie auch hier auf eine situationsgerechte, passende und respektvolle Form achten.

Eine Möglichkeit ist die etwas elegantere Variante „Sehr verehrte Damen und Herren“.

In Abhängigkeit von der jeweiligen Tageszeit ist auch ein „Guten Morgen/Tag Frau/Herr …“ eine mögliche Alternative. Hingegen sollten Sie auf „Guten Abend Frau/Herr …“ weitestgehend verzichten, da dies als subtile Aufforderung betrachtet werden kann, noch zeitnah antworten zu müssen.

Wenn Sie eine Personengruppe in einem Unternehmen ansprechen möchten, können Sie auch „Sehr geehrtes Marketing-Team“ schreiben. Wenn Sie bereits seit längerer Zeit in Kontakt stehen ist auch „Liebes Team der Buchhaltung“ eine denkbare Schreibweise.

Wie schreibe ich eine Anrede, wenn das E-Mail an mehrere Personen gerichtet wird? Auch in diesen Fällen gilt es einige Richtlinien zu beachten, auf die wir nun näher eingehen möchten. 

Anrede bei zwei Empfängerinnen/Empfängern

Wenn Sie einen Schriftverkehr mit zwei Empfängerinnen/Empfängern starten, empfiehlt sich die namentliche Anrede beider Gesprächspartnerinnen/Gesprächspartner. Sie können diese entweder in eine Zeile schreiben oder Sie teilen (insbesondere sehr lange Namen) auf zwei Zeilen auf:

„Sehr geehrter Herr Primar Maier, sehr geehrte Frau Siller“

oder

„Liebe Frau Kerschbaummayer-Hintersteininger“
„Lieber Herr Unterrohrmoser“

Anrede bei mehr als zwei Empfängerinnen/Empfängern

Da die namentliche Nennung von mehreren Adressatinnen/Adressaten nicht praktikabel ist, gibt es hier unterschiedliche Möglichkeiten.

• die wichtigste Person anreden

Gibt es eine Empfängerin/einen Empfänger, der besonders bedeutend ist und an die/den die E-Mail hauptsächlich gerichtet ist, kann nur die-/derjenige namentlich genannt und extra angesprochen werden. Dieser Kontakt wird dann in das Empfängerfeld „An“ gesetzt, die restlichen Personen werden auf Kopie (in cc) gegeben.

• eine Personengruppe ansprechen 

Falls es nicht nur eine wichtige Person im E-Mailverkehr gibt, funktioniert die eben erwähnte Variante nicht. Dann sollte die gesamte Personengruppe genannt werden. Vorsicht ist hier bei der Geschlechterverteilung geboten.

„Sehr geehrte Projektleiter, sehr geehrte Kollegen“

kann nur gewählt werden, wenn es sich bei den angesprochenen Personen rein um Männer handelt. 

Ist eine Frau dabei, kann beispielsweise folgende Variante verwendet werden:

„Sehr geehrte Projektleiter, sehr geehrte Frau Moser“ 
„Liebe Kollegen, liebe Heidi“

Geschlechtsneutrale Gruppenbezeichnung für mehrere Personen

In manchen Fällen eignen sich geschlechtsneutrale Bezeichnungen als Anredeform. 

„Sehr geehrtes Projektmanagement-Team“
„Liebe Vereins-Mitglieder“

Bei Personen, die einen Titel vorweisen können, ist es im deutschsprachigen Raum und insbesondere in Österreich üblich, den akademischen Grad in der Anrede zu erwähnen. 

Die „altbekannten“ Titel wie Doktor, Diplom-Ingenieur oder Magister sollten in jedem Fall vor dem Namen aufscheinen, allerdings in abgekürzter Schreibweise und insbesondere dann, wenn eine rangniedrigere an eine ranghöhere Person schreibt.

„Sehr geehrte Frau Dr. Bauer“
„Lieber Herr Dipl.-Ing. Maier“

Hat eine Ansprechpartnerin/ein Ansprechpartner mehrere Titel, wird im Regelfall nur der höhere akademische Grad in der Anrede angeführt:

„Sehr geehrter Herr Professor Feiler“ anstatt „Sehr geehrter Herr Mag. Dr. Professor Feiler“

Bei den „neuen“ akademischen Titeln, die hinter dem Namen Platz finden, wie Bachelor (BA), Master (MA) oder Doctor of Philosophy (PhD), liegt die Sachlage anders. Diese brauchen in der Anrede überlicherweise nicht erwähnt werden. Ausnahme Bewerbungsschreiben: In einem Bewerbungsschreiben sollten Sie zur Sicherheit auch dem Namen nachgestellte Titel in der Anrede anführen, um Ihren Respekt auszudrücken:

„Sehr geehrte Frau Becker M.A.“

Auch bei einem Bewerbungsschreiben per E-Mail ist die eher formelle Herangehensweise sinnvoll.

„Sehr geehrte Frau Dr. Müller“

Wenn Sie sich um einen Job in der Kreativbranche bemühen, ist eine legere Schreibweise ausreichend.

„Hallo Herr Mag. Pührer“

Bei einem Bewerbungsschreiben empfiehlt es sich, aus Höflichkeit und Respekt auch dem Namen nachgestellte akademische Grade anzuführen.

„Sehr geehrte Frau Bauer PhD"

Nun wollen wir die wichtigsten Aspekte nochmals herausarbeiten und einige bedeutende Fragestellungen behandeln:

Welche Anrede verwende ich in einem E-Mail?

Sollten Sie die Empfängerin/den Empfänger nicht näher kennen oder an eine ranghöhere Person schreiben, verwenden Sie im Zweifelsfall die höfliche, formelle Form der Anrede. Liegt ein freundschaftliches Verhältnis vor, kann durchaus eine legerere Anrede verwendet werden.

Wie schreibe ich ein E-Mail an eine Personengruppe?

Bei mehreren Personen wird die in der Hierarchie höhere Person an erster Stelle genannt, bei gleicher Rangordnung gilt die Etikette-Regel (Frauen und ältere Personen zuerst) oder eine alphabetische Reihenfolge. Bei zwei Ansprechpartnerinnen/Ansprechpartnern sollten beide namentlich erwähnt werden, ansonsten ist eine Gruppenanrede denkbar.

Es sollten generell nur jene Personen namentlich genannt werden, die im Empfängerfeld „An“ gelistet sind. Jene Empfängerinnen/Empfänger, die bei „Cc“ (oder bei „Bcc“) angeführt werden, sollten nicht extra angesprochen werden.

Worauf sollte ich bei der Anrede besonders achten?

Beachten Sie den Sprachgebrauch im Unternehmen, agieren Sie situationsgerecht sowie respektvoll und benutzen Sie die grammatikalisch korrekte Schreibweise.

Verwenden Sie sofern vorhanden den akademischen Grad in der Anrede. Sollten mehrere Titel vorliegen, genügt die Angabe des Höchsten.

Im deutschsprachigen Raum wurde die Formulierung „Fräulein“ abgeschafft. Diese Anrede sollte keine Verwendung finden.

Wie schreibe ich die Anrede in einem Brief?

In einem Brief sollte immer die höflichere, förmlichere Variante gewählt werden, selbstverständlich abhängig vom Zweck des Briefes sowie von der Adressatin/vom Adressaten.