Assistenz der Geschäftsführung: Berufsbild, Aufgaben & Gehalt

Als Assistenz der Geschäftsführung sind Sie eine ganz zentrale Unterstützung für die Unternehmensleitung. Sie übernehmen viele organisatorische und administrative Aufgaben, um die Geschäftsführung zu entlasten. Sie helfen bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten, Prozessen und Entscheidungen. Zusätzlich sind Sie auch für die Kommunikation und Koordination von Informationen, Terminen und Veranstaltungen zuständig.

Gleichzeitig sind Sie für Mitarbeiter_innen die erste Ansprechperson, wenn Fragen zum Unternehmen bestehen oder ein Anliegen an die Führungsebene gerichtet werden soll. 

Damit übernimmt die Assistenz der Geschäftsführung Geschäftsleitung in jedem Unternehmen eine Schnittstellenfunktion zwischen Führungsebene, Angestellten und externen Geschäftspartner_innen oder Kund_innen. 

Das Aufgabengebiet von Assistent_innen der Geschäftsführung ist sehr breit gefächert und hängt stark von der Unternehmensgröße, der Branche und der Geschäftsführung ab. Da die Assistenz der Geschäftsleitung eine direkte Entlastung für die Unternehmensführung ist, gehen die einzelnen Aufgaben über jene von Office-Assistants oder Sekretär_innen hinaus. Die Tätigkeiten reichen von einfachen administrativen und organisatorischen Routineaufgaben bis hin zu sehr anspruchsvollen strategischen und analytischen Tätigkeiten. 

Wir haben für Sie einen Überblick über die häufigsten Aufgaben & Tätigkeiten:

• Termine koordinieren
• Meetings planen und organisieren
• Protokolle erstellen
• Büroablauf organisieren
• Telefonische Korrespondenz und Schriftverkehr führen
• Reisemanagement
• Interne Kommunikation mit den Mitarbeiter_innen
• Externe Kommunikation mit Lieferant_innen, Kund_innnen, Geschäftspartner_innen und anderen Stakeholdern
• Präsentationen erstellen
• Datenbanken verwalten
• Unternehmenszahlen überwachen
• Statistiken und Berichte erstellen

Das Berufsbild „Assistenz der Geschäftsführung“ stellt hohe Anforderungen an die Qualifikation, die Kompetenz und die Persönlichkeit der Mitarbeiter_innen. Wir haben für Sie alle Infos zu den notwendigen Skills und Ausbildungsmöglichkeiten.

Skills: Was muss eine Assistenz können?

• Schnelle Auffassungsgabe:
  Sie können Sachverhalte schnell erfassen und die notwendigen Entscheidungen treffen oder Handlungen setzen. 
• Verantwortungsbewusstsein:
  Sie gehen vertraulich mit sensiblen Informationen um und vertreten die Interessen der Geschäftsführung.
• Verwaltungs- und Organisationstalent:
  Sie können Prioritäten setzen, Struktur ins Büromanagement bringen und flexibel auf Änderungen reagieren. 
• Kommunikations- und Verhandlungsgeschick:
  Sie können sich schriftlich und mündlich klar und professionell ausdrücken, sowohl intern als auch extern. Sie kommunizieren und agieren diplomatisch, um Konflikte zu vermeiden oder zu lösen.
• EDV-Kenntnisse:
  Sie können Datenbanken pflegen sowie Statistiken und Präsentationen erstellen.
• Stressresistenz:
  Sie können mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen und sind auch in stressigen Phasen einsatzbereit. 
• Analytisches Denken:
  Sie verstehen komplexe Sachverhalte und können diese verständlich aufbereiten. Sie sind in der Lage, Daten zu interpretieren und auszuwerten.
• Lösungsorientiertes Handeln und Denken:
  Wenn es ein Problem gibt, suchen Sie nach Lösungen und überlegen sich Alternativen.
• Eigenverantwortliches Handeln:
  Sie wissen selbst, wann welche Aufgaben zu erlegen sind und benötigen keine Aufforderung von Vorgesetzten. 

Als Assistenz der Geschäftsführung benötigen Sie eine abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung. Es stehen Ihnen für eine Karriere als Assistentin der Geschäftsführung viele Ausbildungswege offen: 

1. Lehrausbildung

Zu den Lehrausbildungen, die sich für einen Job als Assistentin der Geschäftsführung eignen, zählen beispielsweise Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, Verwaltungsassistent_in und Steuerassistent_in.

2. Schulische Ausbildung

Auch für einen schulischen Ausbildungsweg haben Sie mehrere Möglichkeiten. So können Sie eine Berufsbildende mittlere Schule (BMS) oder eine Berufsbildende höhere Schule (BHS) mit wirtschaftlichem oder kaufmännischem Schwerpunkt abschließen. 

3. Hochschulstudium

Ein weiterer Ausbildungsweg ist der Abschluss eines Studiums, vorzugsweise im Bereich Betriebswirtschaftslehre (BWL), Controlling, Rechnungswesen, Volkswirtschaft oder Wirtschaft & Recht. 

Das Gehalt einer Geschäftsführungsassistenz hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Firmengröße, der Branche und Ihrer Berufserfahrung. Auch das Ausbildungsniveau beeinflusst die Höhe des Gehalts. 

Verfügen Sie über eine Lehrausbildung oder eine schulische Ausbildung, beträgt das Einstiegsgehalt für Assistent_innen der Geschäftsführung 1.940,- bis 2.570,- Euro brutto pro Monat. Haben Sie eine höhere berufliche Schule, Fachausbildung oder ein Studium abgeschlossen, können Sie mit einem Einstiegsgehalt von 2.200,- bis 3.170 Euro,- brutto pro Monat rechnen. (Diese Angaben beziehen sich auf die Mindestgehälter in Kollektivverträgen 2022.)

Assistent_innen der Geschäftsführung helfen beim täglichen Büromanagement und bei wichtigen strategischen Entscheidungen. Damit beeinflussen sie auch den Unternehmenserfolg. Genau aus diesem Grund sind die Berufsaussichten für kompetente Bewerber_innen in diesem Berufsfeld sehr gut. Zudem werden Assistent_innen der Geschäftsführung in allen Branchen benötigt, damit erhöhen sich die Beschäftigungsmöglichkeiten.

Es gibt viele Möglichkeiten, sich als Assistenz der Geschäftsführung weiterzubilden und neue Kompetenzen zu erwerben. Einige Beispiele für Weiterbildungen sind:

• Finanz- und Rechnungswesen
• Controlling und Berichtswesen
• Büroorganisation
• Projektmanagement
• Prozessmanagement
• Zeitmanagement
• Präsentationstechnik
• Verhandlungstechnik
• EDV wie Outlook- oder Datenbank-Workshops
• Fremdsprachen
• Rechtliche Themen wie Arbeitsrecht, Datenschutz oder Vertragsrecht

Diese Weiterbildungen können in Form von Kursen, Workshops, Seminaren oder Lehrgängen absolviert werden. Alle Informationen zu Ihren Weiterbildungsmöglichkeiten finden Sie in der AMS-Weiterbildungsdatenbank. 

Eine Bewerbung als Assistenz der Geschäftsführung sollte immer fehlerfrei und vollständig sein. Achten Sie außerdem auf Einheitlichkeit, das gelingt beispielsweise, indem Sie für alle erstellten Dokumente die gleiche Schrift verwenden. 

Spezielle Tipps für Ihre Bewerbungsunterlagen: 

Bewerbungsanschreiben: 

• Bringen Sie Ihre Motivation für die Bewerbung klar zum Ausdruck.
• Zeigen Sie auf, worin Ihre Stärken und Kompetenzen liegen. 
• Belegen Sie Ihre Berufserfahrung mit konkreten Beispielen. 
• Wählen Sie als Anlagen nur Zeugnisse oder Zertifikate, die für die Stelle relevant sind.

Lebenslauf: 

• Achten Sie auf eine strukturierte Gliederung, um eine gute Lesbarkeit zu gewährleisten.
• Listen Sie alle wichtigen Daten zu Ihren Aus- und Weiterbildungen sowie Ihrer Berufserfahrung auf.

Haben Sie alle Bewerbungsunterlagen erstellt, fügen Sie die Dokumente zu einer Bewerbungsmappe zusammen. Achten Sie dabei auf die richtige Reihenfolge, optimale Größe und passende Bezeichnung des Dokuments. 

Ist eine Assistenz der Geschäftsführung ein_e Sekretär_in? 

Beide Berufe erfüllen organisatorische und administrative Aufgaben. Ein_e Sekretär_in ist jedoch nicht das Gleiche wie ein_e Assistent_in der Geschäftsführung. Es gibt große Unterschiede in den Anforderungen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. In der Regel arbeitet die Assistenz der Geschäftsführung selbständiger, übernimmt mehr strategische Aufgaben und Führungsaufgaben. Ein_e Sekretär_in arbeitet eher weisungsgebunden und erledigt allgemeine Tätigkeiten rund um das Office-Management wie Schriftverkehr und Ablage.

Wie nennt man heute ein_e Chefsekretär_in? 

Die heutige Berufsbezeichnung für Chefsekretär_in ist die Assistenz der Geschäftsführung. Im Vergleich zum_zur Sekretär_in oder Office-Assistent_in übernimmt die Geschäftsführungsassistenz Führungsaufgaben und unterstützt die Unternehmensleitung. 

Was macht eine gute Assistenz aus? 

Eine gute Assistent_in ist organisiert, verlässlich und kann Sachverhalte sehr schnell verstehen. Wichtige Skills sind außerdem ein hohes Verantwortungsbewusstsein, ein gutes Zeitmanagement und Kommunikationsstärke. Als kompetente Assistent_in arbeiten Sie selbständig, das heißt, Sie wissen, wann Sie welche Aufgaben erledigen müssen und warten damit nicht auf Anweisungen von Vorgesetzten. Auch gute EDV-Kenntnisse sind wichtig, um den täglichen Schriftverkehr erledigen sowie Berichte, Präsentationen und Statistiken erstellen zu können. 

Was bedeutet Assistenz der Geschäftsführung auf Englisch? 

Im Englischen wird die „Assistenz der Geschäftsführung“ als „Executive Assistant" oder “Management Assistant” bezeichnet. Auch andere Berufe im Büromanagement haben heute eine englische Bezeichnung. Dazu zählen beispielsweise “Office Assistentin” oder „Office Managerin“.