Abwesenheitsnotiz

Eine Abwesenheitsnotiz muss folgende Bestandteile haben:

1. Betreff: Empfänger_innen Ihrer Abwesenheitsnotiz sollen bereits am Betreff erkennen, dass Sie die E-Mail aktuell nicht bearbeiten können. Wählen Sie beim Betreff deshalb eine sehr klare Formulierung.
   
   Beispiele: „Abwesenheitsnotiz“
   „Out of Office Message“
   „Abwesenheit von TT/MM/JJ bis TT/MM/JJ“
   
   
2.  Anrede: Passen Sie die Anrede in Ihrer Abwesenheitsnotiz Ihrem üblichen Schreibstil und dem Leserkreis an.  
   
   Beispiele: 
   „Sehr geehrte Damen und Herren!“
   „Guten Tag,“  
   
   
3. Dank: Beginnen Sie Ihre automatisierte Abwesenheitsnotiz damit, sich für die erhaltene E-Mail zu bedanken. Damit sprechen Sie den_die Absender_in persönlich an. 
   
   Beispiele: 
   „Vielen Dank für Ihre Nachricht.“ 
   „Ich danke Ihnen für Ihre E-Mail.“ 
   
   
4. Ende der Abwesenheit: Geben Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz an, ab wann Sie wieder erreichbar sind. So wissen Ihre Geschäftskontakte genau, wann Sie mit einer Antwort rechnen können.  
   
   Beispiele:
   „Gerne beantworte ich Ihr E-Mail nach meiner Rückkehr am [DATUM].“
   „Ich bin ab [DATUM] wieder für Sie erreichbar.“ 
   
   
5. Ansprechpersonen: Wenden sich Geschäftskontakte in Ihrer Abwesenheit mit dringenden Angelegenheiten an Sie, ist es wichtig in Ihrer Auto-Reply anzuführen, wen sie stattdessen kontaktieren können. Alternativ können Sie Ihre E-Mails automatisiert an eine Vertretung weiterleiten lassen. Auch darüber sollten Sie Ihre Geschäftskontakte in der Abwesenheitsnotiz informieren.  
   
   Beispiele: 
   „E-Mails werden in meiner Abwesenheit nicht weitergeleitet. Ich bitte Sie deshalb in dringenden Fällen, meine Kollegin Martha Musterfrau unter [E-Mail-Adresse und Telefonnummer] zu kontaktieren.“
    „In meiner Abwesenheit werden die E-Mails nur unregelmäßig gelesen. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an das Abteilungssekretariat unter [E-Mail-Adresse und Telefonnummer].“  
   
   
6. Schlussformel: Schließen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer Schlussformel ab. Hier gilt, wie bei der Anrede, die Formulierung dem Leserkreis, dem Unternehmen, aber auch Ihrem üblichen Schreibstil von E-Mails anzupassen.  
   
   Beispiele: 
   „Mit freundlichen Grüßen“
   „Mit besten Grüßen“
   „Liebe Grüße“
   „Viele Grüße“ 
   
   
7. Name und Signatur: Am Ende Ihrer Abwesenheitsnotiz fügen Sie Ihren Namen ein. Auch das Einfügen Ihrer Signatur ist üblich. 

Ein optionaler Bestandteil ist die Angabe einer mehrsprachigen Abwesenheitsnotiz. Diese ist insbesondere bei international tätigen Unternehmen und Organisationen üblich. Führen Sie dazu zuerst die Abwesenheitsnotiz in Deutsch an und gleich im Anschluss in der jeweiligen gewünschten Sprache. 

Auf eine E-Mail Anfrage keine Antwort zu bekommen ist für jede Zusammenarbeit hinderlich und verärgert womöglich auch Ihre Geschäftspartner_innen. Ihre beruflichen Kontakte mittels einer automatisierten Notiz über Ihre Abwesenheit zu informieren, ist somit kein Kann, sondern ein Muss. 

Außerdem stellen Sie mit einer Abwesenheitsnotiz sicher, dass dringende Anfragen nicht liegen bleiben, sondern in Ihrer Abwesenheit von anderen Personen bearbeitet werden. 

Nicht nur der Urlaub kann ein Grund für das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz sein, auch bei Krankheit, Karenz oder Kündigung können Sie Ihre Geschäftskontakte über Ihre Abwesenheit informieren.
Wir geben Ihnen deshalb Beispielformulierungen für unterschiedliche Abwesenheitsnotizen. 

• Externe Abwesenheitsnotiz bei Urlaub: 
  
  Sehr geehrte Damen und Herren!
  
  Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich bis zum [DATUM] auf Urlaub. Nach meiner Rückkehr kümmere ich mich gerne um Ihr Anliegen. In dringenden Fällen, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Mustermann [E-Mail-Adresse, Telefonnummer]. 
  
  Vielen Dank!
  
  Mit vielen Grüßen
  Martha Musterfrau
  
  
• Interne Abwesenheitsnotiz bei Urlaub:  
  
  Liebe Kolleg_innen, 
  ich bin bis zum [Datum] nicht im Büro und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails. Um euer Anliegen kümmere ich mich gerne nach meiner Rückkehr. 
  
  In dringenden Fällen wendet euch bitte an meine Vertretung Max Mustermann.
  
  Schöne Grüße
  Martha Musterfrau
  
  
• Abwesenheitsnotiz an Feiertagen
  Sind Sie zu bestimmten Feiertagen aufgrund von Betriebssperre oder Urlaub nicht erreichbar, können Sie sich auf den jeweiligen Anlass der Feiertage beziehen. 
  
  Beispiel:
  Sehr geehrte Damen und Herren, 
  vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Büro ist über die Weihnachtsfeiertage nicht besetzt. Wir sind ab [DATUM] wieder für Sie erreichbar. 
  
  Das ganze Team von [UNTERNEHMEN] wünscht Ihnen ein frohes Fest und besinnliche Feiertage. 
  
  Mit lieben Grüßen
  Martha Musterfrau
  
  
• Abwesenheitsnotiz bei Krankheit
  Sollten Sie aufgrund von Krankheit nicht erreichbar sein, können Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz auch eine neutrale Formulierung wählen. Genauso können Sie jedoch auch Krankheit als Grund Ihrer Abwesenheit anführen. 
  
  Beispiel: 
  Guten Tag, 
  vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin aus persönlichen Gründen erst am [DATUM] wieder erreichbar. Bitte kontaktieren Sie in dringenden Fällen unser Service-Center unter [E-Mail, Telefonnummer]. 
  
  Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis!
  
  Mit besten Grüßen
  Max Mustermann
  
  Sehr geehrte Damen und Herren, 
  ich danke Ihnen vielmals für Ihre Nachricht. Ich kann Ihre E-Mail krankheitsbedingt erst wieder am [DATUM] bearbeiten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Max Mustermann [E-Mail, Telefonnummer]. 
  
  Ich werde alle E-Mails nach meiner Rückkehr schnellstmöglich bearbeiten.
  
  Mit freundlichen Grüßen
  Martha Musterfrau
  
  
• Abwesenheitsnotiz nach Kündigung 
  Guten Tag, 
  ich bin seit [DATUM] nicht mehr bei (Name des Unternehmens) tätig und kann Ihre E-Mail daher nicht persönlich beantworten.
  
  Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an Martha Musterfrau [E-Mail-Adresse, Telefonnummer). 
  
  Vielen Dank und freundliche Grüße
  Max Mustermann
  
  
• Abwesenheitsnotiz auf Englisch
  In vielen Firmen gilt Englisch als Unternehmenssprache, weshalb neben einer deutschen Abwesenheitsnotiz auch eine englische Version angeführt werden sollte. 
  
  Beispiel: 
  Dear Sir or Madam,
  Thank you very much for your message. I am currently out of office. I will return on [DATUM]. Your e-mail will not be forwarded. In urgent cases please contact Martha Musterfrau [E-Mail-Adresse, Telefonnummer]. 
  
  Thank you for your understanding.
  
  Kind regards
  Max Mustermann

Nicht immer muss eine Abwesenheitsnotiz ausschließlich sachlich und formell formuliert werden. Ihre Abwesenheitsnotiz dem Leserkreis anzupassen und eine persönliche Note zu verleihen, ist durchaus üblich. Wir geben Ihnen Beispiele: 

• Abwesenheitsnotiz bei Urlaub: 
  Guten Tag,
  ich befinde mich bis zum [Datum] auf Urlaub. Voll getankt mit frischer Energie freue ich mich, nach meiner Rückkehr am [DATUM] Ihre E-Mail beantworten zu können. 
  
  Mit lieben Grüßen
  Martha Musterfrau
  
  Liebe Absender_in!
  Ich befinde mich zurzeit auf Erkundungstour durch mein Lieblingsland [LAND]. Ich freue mich sehr, mich um Ihr Anliegen nach meiner Rückkehr am TT/MM/JJJJ zu kümmern. 
  
  Gerne können Sie sich bei dringenden Angelegenheiten an meine Kollegin Martha Musterfrau [E-Mail-Adresse, Telefonnummer] wenden. 
  
  Ich danke Ihnen für Ihre Geduld!
  
  Schöne Grüße
  Max Mustermann
  
  

Achten Sie bei Ihrer personalisierten Auto-Reply unbedingt auf folgende Don’ts: 

• Erleichterung zeigen
  Beispiel: 
  „Endlich habe ich Urlaub und muss nicht mehr den Schreibtisch drücken.“
  
• Vermitteln, dass Ihnen der Job egal ist: 
  Beispiel: 
  „Ich bin nicht da, also schreibt mir keine E-Mails, ich beantworte sie sowieso nicht.“
• Mit Zitaten oder vielen Emoticons Ihre Abwesenheitsnotiz ausschmücken
  Beispiel: 
  „Die Zeit vergeht nicht schneller als früher, aber wir laufen eiliger an ihr vorbei.George Orwell 😊 ❤️ 😆 🖖“
• Links zu YouTube Videos oder Musikclips einfügen 
• Persönliche Urlaubsfotos anhängen

Eine Abwesenheitsnotiz ist rasch und einfach erstellt? Das stimmt. Dennoch kommt es immer wieder zu peinlichen Fehlern. Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir für Sie die sechs typischen Abwesenheitsnotiz-Fehler aufgelistet: 

1. Falsches Datum
   Meistens werden Abwesenheitsnotizen nicht komplett neu erstellt, sondern adaptiert. Bei Copy & Paste passiert es jedoch häufig, dass das Datum nicht korrekt korrigiert wird. Wird dabei das Jahr nicht richtig angepasst, können sich Ihre Geschäftspartner_innen das korrekte Datum noch zusammenreimen, Fehler beim Tag oder Monat können jedoch für große Verwirrung sorgen. 
2. Zu geringe Informationen 
   Wichtig für Ihre Geschäftskontakte ist nicht nur der Zeitraum Ihrer Abwesenheit, sondern was in dieser Zeit mit den E-Mails passiert. Werden die E-Mails weitergeleitet und von einer anderen Person bearbeitet? Ist dies nicht der Fall, sollten Sie eine alternative E-Mail-Adresse angeben, sodass eindeutig hervorgeht, an wen sich Ihre Geschäftskontakte in Ihrer Abwesenheit wenden können. 
3. Rechtschreib- und Grammatikfehler
   Eine Abwesenheitsnotiz wird oft im letzten Moment erstellt und häufig auch nicht Korrektur gelesen. So passiert es immer wieder, dass Abwesenheitsnotizen Grammatik- oder Rechtschreibfehler enthalten. 
4. Unfreundliche oder unpassende Formulierungen
   So sehr Sie sich auch auf den Urlaub freuen, die Abwesenheitsnotiz sollte dennoch professionell und sachlich formuliert sein. Auf keinen Fall sollten Sie Ihren Geschäftskontakten vermitteln, dass deren E-Mail unerwünscht ist. 
5. Nicht-Aktivierung der Abwesenheitsnotiz
   Sie sind ganz mit dem Text Ihrer Abwesenheitsnotiz beschäftigt? Vergessen Sie dabei nicht, sie auch zu aktivieren, und zwar für den richtigen Zeitraum!
6. Fehlende Deaktivierung der Abwesenheitsnotiz
   Wenn Sie bei der Einrichtung Ihrer Abwesenheitsnotiz keinen Aktivierungszeitraum angeben, ist diese immer aktiv, bis Sie sie selbst wieder deaktivieren. Vergewissern Sie sich somit nach Ihrer Rückkehr, dass Ihre Abwesenheitsnotiz abgestellt ist. 

Wir haben für Sie wichtige Tipps für Ihre automatisierte Abwesenheitsnotiz:

1. Bereiten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz vor
   Bei geplanten Abwesenheiten können Sie Ihre Auto-Reply bereits einige Zeit vor Ihrer Abwesenheit formulieren. So stellen Sie sicher, dass sie keine Fehler enthält und haben den Text gleich parat, wenn es vor dem Urlaub dann doch noch stressig wird.  
2. Wählen Sie einen passenden Betreff
   Nicht jedes System verfügt über eine automatische Betreff-Angabe. Formulieren Sie einen Betreff, der auf einen Blick mitteilt, worum es geht (zum Beispiel „Abwesenheitsnotiz“).
3. Geben Sie Ihren Rückkehrtermin an
   Für Ihre Geschäftskontakte ist es weniger relevant, ab wann Sie abwesend sind, sondern vielmehr wann Sie wieder zurück sind. So wissen Ihre Kontakte, ab wann ihr Anliegen bearbeitet wird und können bei dringenden Fällen Ihre Vertretung kontaktieren. 
4. Wählen Sie eine sachliche und freundliche Formulierung
   Auf übertrieben lustige und ausgefallene Formulierungen sollten Sie bei Abwesenheitsnotizen verzichten, insbesondere wenn Sie nicht zum Unternehmen passen. Wichtig ist, Ihren Geschäftskontakten die wesentlichen Informationen zu geben, die sie brauchen. Gegen eine persönliche Note in Ihrer Abwesenheitsnotiz spricht jedoch nichts. 
5. Achten Sie auf die korrekte Aktivierung, Deaktivierung und Weiterleitung Ihrer E-Mails
   Das Schreiben Ihrer Auto-Reply ist das Eine, vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Abwesenheitsnotiz aktiviert haben und wenn gewünscht, auch eine Weiterleitung Ihrer E-Mails eingerichtet ist. Und: Vergessen Sie nach Ihrer Rückkehr nicht, die Auto-Reply zu deaktivieren. 

Sie möchten in Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen? Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie das funktioniert: 

1. Klicken Sie in Outlook auf „Datei“ 
2. Klicken Sie im Bereich „Informationen“ auf „Automatische Antworten“. 
3. Richten Sie nun Ihre Abwesenheitsnotiz ein:
   1. Sie können einen Zeitraum für Ihre Abwesenheitsmeldung angeben. Geben Sie dazu ein Startdatum und ein Enddatum ein. Wenn Sie keinen Zeitraum angeben, wird Ihre Abwesenheitsnotiz ab sofort aktiviert und sie verfügt auch über kein Enddatum.
   2. Geben Sie im Fenster „Außerhalb meiner Organisation“ den gewünschten Text für Ihre Abwesenheitsnotiz ein.
   3. Im Fenster „Innerhalb meiner Organisation“ können Sie für Ihre Kolleg_innen eine adaptierte Formulierung einfügen.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „OK“.  Schon haben Sie Ihre Abwesenheitsnotiz erfolgreich eingerichtet und aktiviert.

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